In een drieluik schrijven Peter Broer en Frans Krabbendam over de ontwikkelingen waar gemeenten mee te maken hebben in het domein van grond en gebouwd vastgoed. In het eerste deel van deze drieluik stond de basis op orde centraal. De ‘Basis op orde’ omvat niet alleen actueel inzicht in de portefeuille van objecten en contracten, maar ook toereikende beleidsmatige kaders, adequate processen en de inzet van mensen en middelen die aansluit bij de te verrichten werkzaamheden. Met een breed samengestelde portefeuille en een diversiteit aan rollen is de uitdaging om de basis op orde te brengen en te houden niet gering. In dit 2e artikel zal Frans Krabbendam zijn ruime gemeentelijke ervaring delen op basis van actuele thema’s.

De noodzaak om de basis op orde te hebben past bij de bijzondere, publieke rol van gemeenten. Die rol vereist een gelegitimeerde, zorgvuldige, transparante en (kosten)efficiënte handelwijze. De basis moet echter ook op orde zijn om invulling te kunnen geven aan nieuwe uitdagingen.

Gemeenten in een veranderende omgeving

De wereld rondom het gemeentelijk vastgoed verandert. De financiële positie van gemeenten staat onder druk, participatie en invulling van het right to challenge winnen aan belang onder invloed van de Omgevingswet en thema’s als duurzaamheid en de benutting van vastgoeddata vragen om stappen van organisatie en bestuur.

Verduurzaming gemeentelijk vastgoed

De inzet op een duurzame vastgoedportefeuille speelt bij zowel de vastgoedportefeuilles van gemeenten en provincies als in de commerciële markt. Uiteraard is duurzaamheid een containerbegrip en omvat in dit verband het energieneutraal, circulair, klimaat adaptief en natuur inclusief bouwen en exploiteren. Daarbij gaat de zoektocht niet alleen naar de mate van duurzaamheid (de ambitie) en de maatregelen die daarvoor nodig en haalbaar zijn, maar ook naar het bijbehorende instrumentarium. Voorbeelden daarvan zijn een slimme en praktisch uitvoerbare split-incentive regeling en de juridische vertaling daarvan in huurcontracten. Ook over – meer intern gerichte – zaken als de (voor)financiering van duurzaamheidsmaatregelen en het al dan niet rekenen met restwaarden als logisch onderdeel van de circulaire gedachte, zijn keuzes en besluitvorming nodig. Het goed regelen van dat instrumentarium, op zowel strategisch als operationeel niveau, is voorwaardelijk voor succesvolle implementatie van de routekaart verduurzaming.

Vastgoeddata

Een andere ontwikkeling is de toenemende wens om vastgoeddata ¬te benutten voor informatie, sturing en verantwoording. Hoewel volledig datagedreven werken nauwelijks realiseerbaar is in een politieke organisatie, zijn stappen waarbij data worden benut voor (bij)sturing op portefeuilleniveau vaak wel te realiseren. Daarbij gaat het niet alleen om de puur financiële informatie en analyse, maar ook om onderwerpen als de geografische spreiding van voorzieningen, gebruik en leegstand van objecten en gebruikerstevredenheid. Adequate software is hierbij belangrijk.

Informatievoorziening

In veel gemeentelijke organisaties is er de wens om de informatievoorziening aan college en raad te verbeteren – ook om deze bestuursorganen in positie te brengen –. Bij de visuele vertaling van data naar het bestuur kunnen GIS-toepassingen behulpzaam zijn. Een al voorhanden zijnde plek voor die informatievoorziening is, hoewel nog weinig gebruikt, de paragraaf kapitaalgoederen in de begroting. De paragraaf kapitaalgoederen is één van de 7 programmaoverstijgende paragrafen in de begroting die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht zijn. Met deze paragrafen kunnen raadsleden integraal inzicht krijgen in beleids- en beheersmatige aspecten en risico’s van gemeentelijke taken en aandachtsvelden die verspreid in de begroting zijn opgenomen. Zo kan in de paragraaf kapitaalgoederen een vastgoed-hoofdstuk worden opgenomen waarin de belangrijkste data worden gepresenteerd over omvang en samenstelling van de portefeuille, de verschillende waardes (WOZ-waarde, boekwaarde, marktwaarde, herbouwwaarde), belangrijke mutaties, leegstand en waarin op hoofdlijnen wordt ingegaan op de risico’s in de portefeuille en de beheersing daarvan.

In het volgende artikel gaat vooral Peter in op portefeuillesturing en de vastgoedorganisatie, waaronder het accountmanagement.

Wilt u meer weten over de verduurzaming van vastgoed of het gebruik van vastgoeddata? Bel of mail dan met Frans.Krabbendam@Metafoor.nl (06 – 1369 9397) of Peter.Broer@Metafoor.nl (06 – 1028 6475). Zij denken graag met u mee over deze onderwerpen en over de stappen die daarbij gezet kunnen worden. Of stel uw vragen via onze adviesdesk.