Metafoor Vastgoed streeft naar een langdurig partnerschap met opdrachtgevers. Zo ondersteunen wij de gemeente Goeree-Overflakkee al jarenlang bij verschillende projecten. Momenteel neemt de gemeente verschillende producten af, daarom leek dit ons een mooi moment voor een interview. Wij spraken met Jan de Geus (Teamleider Vastgoed), Arie de Jong (Programmamanager Vastgoed), Petra Campfens (Medewerker Verhuur Vastgoed) en Romina Wagemakers (Juridisch Medewerker Vastgoed) van de gemeente Goeree-Overflakkee en Bart Sikkes, toenmalig Projectleider Inventarisatie Snippergroen vanuit Metafoor.

Vastgoedsoftware

In 2005 schafte de gemeente Oostflakkee ons (nu Metafoor Software)vastgoedbeheersysteem VBS aan. Na de fusie van de gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee naar de gemeente Goeree-Overflakkee in 2013, besloot de gemeente door te gaan met het beheren van vastgoed in VBS, later ook in VBSonline. Petra Campfens: “We hebben meerdere pakketten bekeken, maar dit was gewoon erg gebruiksvriendelijk. Je gaat er achter zitten en het werkt gewoon”.

De gemeente Oostflakkee maakte dus al gebruik van VBS, de overige gemeenten beheerden het vastgoed in Excel. Petra Campfens heeft de grote klus op zich genomen om al het vastgoed van de vier gemeenten in VBS in te voeren. In principe waren alle zaken die in rekening gebracht werden in beeld. Situaties waar afspraken waren gemaakt, zonder dat daar een tegenprestatie tegenover stond, zoals bij ingebruikgeving, waren niet inzichtelijk. Nog steeds komen er zaken als deze aan het licht, maar over het algemeen staan nu alle gebouwen, gronden en contracten in VBS. De facturatie gaat momenteel ook nagenoeg volledig vanuit VBS.

De grootste reden om ten tijde van de fusering door te gaan met VBS was de koppeling met het financieel pakket en de gemeentelijke basisadministratie adressen. Eerder was de kans op fouten bij het factureren erg groot, aangezien de facturatie via verschillende afdelingen liep. Door middel van de financiële koppeling is de kans op fouten nihil, aangezien er vanuit één systeem wordt gefactureerd. Door de koppeling met het GBA is de vastgoedafdeling van de gemeente direct op de hoogte van mutaties in het adressenbestand bij bijvoorbeeld verhuizingen en in het geval van overlijden.

Petra Campfens is erg tevreden over het systeem. De kaart van de gemeente Goeree-Overflakkee wordt getoond, waarna op ieder perceel kan worden geklikt voor meer informatie: Is er een huurovereenkomst? Wat is de huur? Welke verhuurtekeningen horen er bij het perceel? Welke adviezen of besluiten horen er bij het perceel? Ook kan men het adres van een perceel intoetsen waarna direct al deze gegevens verschijnen. Ook Jan de Geus is goed te spreken over VBS(online): “Gigantisch wat er allemaal in VBS staat. Je kiest op een gegeven moment voor een partner, dat betekent wat. Dit moet een betrouwbare partner zijn”.

Naast het vastgoedbeheersysteem VBS(online) maakt de gemeente ook gebruik van onze snippergroentool, SnippergroenOnline. Petra Campfens is erg tevreden over de service die bij de pakketten hoort: “Niet ieder probleem is natuurlijk binnen een dag op te lossen, maar Leo lost alles in ieder geval binnen een week op, wanneer je belt. Er is geen drempel, je kan gewoon een mailtje sturen of bellen”.

Detachering vastgoedmedewerkers

In 2016 werkte er voor het eerst een vastgoedadviseur via Metafoor bij de gemeente Goeree-Overflakkee. Daarna heeft Denise van der Veer in 2017 en 2018 gedurende 14 maanden op detacheringsbasis voor de gemeente Goeree-Overflakkee gewerkt als Juridisch Medewerker Vastgoed. Zij was in deze periode verantwoordelijk voor de verkoop van gronden. Toen Denise met zwangerschapsverlof ging, volgde Romina Wagemakers haar op.

Inventarisatie snippergroen

In december 2017 is Metafoor Vastgoed en Software bij de gemeente Goeree-Overflakkee gestart met de inventarisatie van oneigenlijk grondgebruik onder leiding van Bart Sikkes. Verschillende medewerkers van Metafoor hebben aan de inventarisatie meegewerkt vanaf ons kantoor in Dronten. Er dienden circa 23.000 percelen geïnventariseerd te worden. Tijdens onze inventarisatie kwamen zo’n 900 gevallen van oneigenlijk grondgebruik aan het licht.

Plan van aanpak snippergroen

Naar aanleiding van onze inventarisatie is de gemeente Goeree-Overflakkee gestart met het opstellen van een plan voor de daadwerkelijke aanpak van het oneigenlijk grondgebruik. Tijdens dit proces is de lijst met percelen waar sprake was van oneigenlijk grondgebruik besproken met de medewerkers van de buitendienst. Bepaalde mondelinge en schriftelijke afspraken over het gebruik van de grond kwamen aan het licht, waardoor bepaalde percelen van de lijst geschrapt konden worden. Ook zijn er nieuwe gevallen van oneigenlijk grondgebruik aan het licht gekomen. De gemeente heeft nu inzichtelijk welke percelen te koop of te huur kunnen worden aangeboden.

Arie de Jong: “De hoofdreden om het oneigenlijk grondgebruik aan te pakken is dat de huidige situatie niet gewenst is en de onduidelijkheid opgelost dient te worden”. In de huidige situatie kan het zo zijn dat buurman A wel netjes betaalt voor het gebruik van de grond, terwijl buurman B hier geen enkele afspraak over heeft gemaakt met de gemeente. Dit is geen eerlijke situatie. Er wordt momenteel nog nagedacht over de verdere invulling en het vervolg van het project.

Basiscursus Vastgoed en Grondzaken

De gemeente Goeree-Overflakkee heeft aan onze Basiscursus Vastgoed en Grondzaken deelgenomen. Ze kozen voor een incompany training, omdat de cursus dan kon worden afgestemd op de specifieke behoeften van de gemeente. Daarnaast leek het de gemeente goed om met de gehele vastgoedafdeling deel te nemen aan de cursus, om ook direct meer teamgevoel te creëren. Na de cursus wist een ieder waar de ander mee bezig was. Ook bijvoorbeeld de afdelingen Gebouwenbeheer, Onderwijs Huisvesting en Technisch Beheer namen deel aan de cursus. Jan de Geus: “Ook al hebben sommigen maar van 10% van de cursusinhoud profijt, dan is dat toch weer 10%”. De gemeente Goeree-Overflakkee heeft de training als zeer leerzaam ervaren. Vooral de laatste ontwikkelingen met betrekking tot verjaring waren erg leerzaam en ze hebben dan ook direct de verjaringsbrieven kunnen aanpassen. Romina Wagemakers werkte nog niet bij de gemeente Goeree-Overflakkee ten tijde van de cursus, maar zij zal in april alsnog zelf deelnemen in Zaandam.