Veel vastgoedorganisaties zijn bezig met het professionaliseren van hun vastgoedbeheer en streven door te groeien van operationeel vastgoedbeheer naar meer strategisch assetmanagement. Het doel is om het beschikbare vastgoed of de bedrijfsmiddelen (assets) zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten voor een maximaal maatschappelijk en/of financieel rendement, het draait om waardecreatie.
Vastgoedbeheer: de basis op orde
Een eerste stap die veel vastgoedorganisaties hiervoor maken, begint bij het in kaart brengen van hun vastgoed: Wat bezitten we precies als het gaat om panden? Hoeveel gronden betreft het en hebben we wellicht ook nog waterpercelen? Hoe zit het met de bijbehorende zakelijke rechten zoals een mogelijk opstalrecht, erfpacht of appartementsrechten? Een dergelijk startpunt van zo’n professionaliseringstraject vormt meestal een Basis op Orde-project.
Informatiebeheer: digitaliseren en centraliseren
Het verzamelen van alle benodigde informatie omtrent de vastgoedportefeuille levert vaak een berg aan informatie op die zowel hard copy als in digitale vorm beschikbaar kan zijn. Deze informatie dient desalniettemin eenvoudig toegankelijk gemaakt te worden voor de desbetreffende medewerkers binnen de organisatie. Daarnaast dient het geheel overzichtelijk en tussentijds gepresenteerd te kunnen worden aan het strategisch management.
Een veel gemaakte keuze is om al deze informatie te digitaliseren en centraliseren binnen een vastgoedbeheersysteem (VBS) . Hiermee kan op ieder moment middels een dashboard de huidige status worden weergegeven of een heldere rapportage worden uitgedraaid van de gehele portefeuille.
Voordat het VBS is voorzien van alle relevante informatie is er veelal nog de nodige analyse en veldonderzoek nodig om de volledigheid, dan wel juistheid van deze gegevens te toetsen. Hierna begint pas het registreren van de verzamelde informatie door deze digitale data omtrent het vastgoed, de vastgoedgebruikers en de juridische overeenkomsten vast te leggen.
Databeheer levert winst op, op operationeel tot strategisch niveau
De stap die volgt voor veel organisaties is het aanvullen en optimaliseren van de verzamelde informatie omtrent de vastgoedportefeuille. Voor maximale waardecreatie dienen uiteindelijk zowel het vastgoed als de bijbehorende (vastgoed)data gemanaged te worden. Ook data vertegenwoordigt namelijk een bepaalde waarde, alhoewel deze meestal in een gebruikswaarde en niet direct in een financiële waarde uit te drukken is. Het managen op datakwaliteit en een zorgvuldige vastlegging van de huurwaarde kan daarentegen wel het verschil betekenen tussen het innen van 1.000 euro huur per maand, of 10.000 euro wanneer een komma per abuis verkeerd wordt geplaatst.
Sta verder eens stil bij het mogelijke verschil in totale arbeidsuren indien data niet telkens per casus of dossier opnieuw geverifieerd hoeft te worden door elke betrokken medewerker in de organisatie, alsmede het effect hiervan op de doorlooptijd van sommige vastgoeddossiers? Of het kunnen hanteren van uniforme contractmodellen of indexatiemethoden ter voorkoming van benodigde correcties achteraf. Hoeveel capaciteit gaat er mogelijk verloren aan het beheren van identieke data op meerdere plekken binnen dezelfde organisatie? Misschien zelfs op het beheren van irrelevante data die helemaal niet bijdraagt aan de doelen van de organisatie? Is de benodigde data mogelijk al vrij beschikbaar via derden of kan deze gecombineerd worden met externe bronnen voor toegevoegde waarde? Wat kan optimalisatie van interne data mogelijk betekenen voor externe informatievoorziening en samenwerking met ketenpartners?
Tot slot draagt data inherent als een asset ook eigen risico’s met zich mee zoals het risico van het verstrekken van gedateerde, onjuiste, onvolledige of privacygevoelige informatie. Uiteindelijk wordt de beschikbare vastgoeddata van operationeel niveau ook aangewend voor nieuwe inzichten en elke beslissing die wordt genomen op strategisch niveau, betreffende bijvoorbeeld de mogelijke inzet of bij een investeringsbesluit of aanbesteding.
Data kan dus worden gebruikt voor waardecreatie en kostenreductie, alsmede het optimaliseren van kansen voor de vastgoedorganisatie in zijn algemeenheid. Dit zijn dan ook de mogelijke kansen voor een vastgoedorganisatie als het gaat om datagestuurd werken. Echter kan een efficiënte en effectieve vastgoedorganisatie die streeft naar waardecreatie hierbij niet om haar eigen vastgoeddata heen!
Hoe een organisatie haar vastgoeddata het best oppakt? Dat leest u in een volgend artikel.
Heeft u vragen over datagestuurd werken? Neem dan contact met ons op door te bellen naar 088 – 00 66 100 of te mailen naar info@metafoorvastgoed.nl. Of dien uw vraag in via de adviesdesk.
