De samenwerking tussen de gemeente Gorinchem en Metafoor Vastgoed is ongeveer negen jaar geleden ontstaan. De gemeente koos er in 2011 namelijk voor haar vastgoedportefeuille te gaan beheren in ons vastgoedbeheersysteem. Sindsdien hebben ook een aantal van onze vastgoedadviseurs de gemeente ondersteuning geboden bij verschillende facetten op het gebied van vastgoed en grondzaken. Vorig jaar heeft de gemeente onze hulp ingeschakeld voor de uitvoering van het snippergroenproject. Gelet op de langdurige samenwerking, vonden wij dit een mooi moment voor een interview. Wij interviewden een Beleidsmedewerker Vastgoed van de gemeente, Sebastiaan Bouwmeester (Teammanager Financiën, gemeente Gorinchem) en Daniël den Besten (Projectleider Snippergroen, Metafoor).
Beheren vastgoedportefeuille in vastgoedbeheersysteem VBS(online)
Negen jaar geleden ontstond bij de gemeente Gorinchem de vraag naar een systeem om het vastgoed in te beheren. De gemeente is toen bij VBS van Metafoor uitgekomen. Intussen is de gemeente overgestapt naar de online versie, VBSonline. VBSonline wordt momenteel nog gehost op de eigen servers van de gemeente. Later dit jaar zal de gemeente overstappen naar de SaaS-omgeving. Dit houdt in dat VBSonline op de servers van Metafoor zal draaien. Wanneer dit tot stand is gekomen, kan de koppeling tussen VBSonline en het financiële systeem worden opgezet. Dit heeft als voordeel dat VBSonline leidend is en vanuit één systeem kan worden gefactureerd. Dit maakt de kans op fouten tijdens de facturatie vele malen kleiner. Bovendien stemt de aansluiting tussen de vastgoedportefeuille en de boekhouding de accountant zeer tevreden.
Alle objecten die in het beheer zijn van de gemeente staan geregistreerd in VBSonline. Momenteel is de gemeente bezig met de invoer van alle gronden. De Beleidsmedewerker Vastgoed van de gemeente Gorinchem ziet veel voordelen in het gebruik van VBSonline. De grootste voordelen voor haar en andere gebruikers van de software zijn het doorvoeren van huurverhogingen met één druk op de knop en het feit dat alle contactgegevens, huurders en overzichten gemakkelijk terug te vinden zijn per object.
Snippergroenproject gemeente Gorinchem
De Beleidsmedewerker Vastgoed van de gemeente Gorinchem heeft de aanbesteding voor het snippergroenproject begeleid. Vanuit de aanbesteding is Metafoor Vastgoed en Software naar voren gekomen als meest geschikte partij. Daniël den Besten werkt vanuit Metafoor bij de gemeente als Projectleider Snippergroen. Samen met Kimberly van Breugelen en Noud Hes voert hij het gehele project uit. Enkel voor bepaalde besluitvorming en controles worden de Beleidsmedewerker Vastgoed en Teammanager Financiën vanuit de gemeente nog regelmatig bij het project betrokken.
Verloop snippergroenproject
Eind 2018 is gestart met de inventarisatie van het oneigenlijk grondgebruik binnen de gemeente. Begin 2019 heeft het college de beleidsnota snippergroen vastgesteld en vervolgens is Metafoor gestart met de daadwerkelijke uitvoering van het snippergroenproject. Binnen de gemeente zijn 257 adressen van oneigenlijk grondgebruik geconstateerd. Deze zijn middels een wijkgerichte aanpak in gedeeltes van maximaal 50 adressen aangeschreven, nadat per corresponderende wijk een informatieavond had plaatsgevonden. Inmiddels zijn nagenoeg alle adressen aangeschreven, enkel een bedrijventerrein dient nog te worden aangeschreven. Naast de afronding van lopende dossiers, worden ook actieve aanvragen behandeld door het snippergroenteam. Momenteel zijn al 138 dossiers in zijn totaliteit afgehandeld.
Informatieavonden snippergroen
De informatieavonden die per wijk werden georganiseerd, waren erg belangrijk tijdens de uitvoering van het snippergroenproject. Het is noodzakelijk om bewoners voordat ze een brief ontvangen te informeren over wat ze kunnen verwachten, wat de redenen zijn voor het project en wat de spelregels zijn binnen het project. Zonder achtergrondinformatie kan een aanschrijving erg slecht worden ontvangen door bewoners. Over het algemeen waren de reacties van de bewoners van de gemeente Gorinchem vrij positief. Ook wordt er snel gereageerd op de aanschrijvingen, wat het project versoepelt.
Registratie tijdens het snippergroenproject
Het snippergroenteam maakt veel gebruik van de eigen software van Metafoor, SnippergroenOnline. Alle contactmomenten met bewoners en de te nemen acties worden per dossier bijgehouden. Daarnaast heeft het team, maar ook de gemeente, binnen deze software realtime inzicht in financiële resultaten en het aantal behandelde dossiers. Andere medewerkers van de gemeente werken zelf niet in het systeem maar kunnen te allen tijde de rapportages raadplegen.
Ondersteuning door Vastgoedadviseur
Wegens onderbezetting is Armand Janisse van Metafoor de gemeente Gorinchem tijdelijk gaan ondersteunen op het gebied van diverse vastgoed- en grondzaken, grondverkoop en grondverhuur. Daarnaast zorgde Armand ervoor dat contracten werden opgesteld/vernieuwd, waar deze misten of achterhaald waren. Ook heeft hij verschillende inhoudelijke vraagstukken opgepakt, begeleid en afgerond met collegevoorstellen.
Sebastiaan Bouwmeester geeft aan dat hij tevreden is over de adequate manier van Armand om deze zaken op te pakken. Daarnaast vindt hij dat externen vaak een nuchtere, objectieve kijk op zaken hebben, omdat ze de historie van de dossiers niet kennen. Ook vindt hij dat het netwerk van externen (vooral via een bureau) veel voordelen oplevert. Op het gebied van duurzaamheid van vastgoed heeft Armand de gemeente bijvoorbeeld in contact gebracht met een expert uit zijn netwerk. Wellicht komt hier een vruchtbare samenwerking uit in combinatie met Metafoor. Armand heeft van verduurzaming van gemeentelijk vastgoed zijn specialisme gemaakt om gemeenten hierin te adviseren.
Samenwerking tussen de gemeente Gorinchem en Metafoor
Al met al verloopt de samenwerking tussen de gemeente Gorinchem en Metafoor erg goed. De snelheid van het in beeld brengen van het oneigenlijk grondgebruik en de behandeling van de dossiers is opvallend positief. Daarnaast merkt de gemeente dat tijdens het snippergroenproject communicatief de juiste toon is aangeslagen en dat de medewerkers vanuit Metafoor weten waar ze mee bezig zijn en dit project niet voor het eerst uitvoeren. Daarnaast staan de medewerkers altijd open voor feedback en reacties vanuit de gemeente. De Beleidsmedewerker Vastgoed geeft aan dat als de gemeente de juiste kennis of capaciteit niet in huis heeft of zich niet 100% kan focussen op een project, het erg fijn is om gebruik te kunnen maken van externen.
Bent u geïnteresseerd in de inzet van onze mensen op het gebied van vastgoed en grondzaken? Klik dan hier. Wilt u meer informatie over onze producten of diensten? Mail naar info@metafoorvastgoed.nl of bel 088 – 00 66 100.
