Bij het beheren van gemeentelijk vastgoed krijg je onvermijdelijk te maken met huurders, pachters en andere gebruikers. Dit zijn particulieren en organisaties waarmee (hopelijk) overeenkomsten zijn afgesloten voor het gebruik van gemeentelijke panden, gronden, staanplaatsen, ligplaatsen, jacht- en visrechten, opstalrechten en dergelijke.

Correcte persoonsgegevens zijn essentieel

Een van de uitgangspunten daarbij is dat de gegevens van deze relaties en debiteuren correct zijn geregistreerd in de vastgoedadministratie, zodat adequaat kan worden gecommuniceerd met de gebruikers van de gemeentelijke eigendommen. Voor snelle contacten zijn het telefoonnummer en het e-mailadres belangrijk en voor schriftelijke correspondentie en vaak ook nog voor de facturen, is een correct post- of factuuradres essentieel. En daar komt de juiste tenaamstelling dan nog bij. In het geval van particulieren kan deze veranderen door trouwen, scheiden of overlijden. Meer dan eens werd bij gemeenten geklaagd dat post was ontvangen die was geadresseerd aan een overleden of gescheiden persoon. Pijnlijk.

Houd gegevens actueel met een koppeling met de BasisRegistratie Personen

Fouten als deze zijn onnodig, want het is mogelijk om uw administratie altijd up-to-date te houden via een koppeling met de BasisRegistratie Personen (BRP). In vastgoedbeheersysteem VBSonline van Metafoor is een StUF-koppeling met de BRP in het gegevensmagazijn van de gemeente één van de opties. U wordt hierbij vanzelf gewaarschuwd als er updates zijn binnengekomen.

Bedrijfsgegevens up-to-date met een koppeling met het Nieuwe HandelsRegister

Een andere optionele koppeling in VBSonline behelst die met het Nieuwe HandelsRegister (NHR) van de Kamer van Koophandel (KvK). Via deze online verbinding met de landelijke database kunnen bij de eerste invoer de gegevens van verenigingen, stichtingen en bedrijven worden opgehaald en ingevuld, terwijl bij eventuele wijzigingen ook weer automatisch een waarschuwing wordt ontvangen.

KvK-API uitgebreid met SBI-codes

Recent is de KvK-API (koppeling met VBSonline) uitgebreid met de SBI-codes van bedrijven, waarin de bedrijfsactiviteiten zijn gerubriceerd. Gemeenten kunnen deze indeling gebruiken voor bijvoorbeeld vergunningen, maar nu ook om te zien of bepaalde huurders een (wettelijke) korting op de huur of erfpacht moeten ontvangen in het kader van de coronacrisis. En nog mooier: voor de API-bevragingen hoeven gemeenten de KvK niets extra’s te betalen, want deze voorziening valt onder de zogenaamde ‘Inputfinanciering’, een vaste jaarlijkse vergoeding voor standaardinformatieproducten die gemeenten aan het ministerie van Economische Zaken en Klimaat voldoen.