“Het is vooral brandjes blussen en elk dossier is maatwerk.”
Aan het woord is Henk Blok, regisseur ruimte bij de gemeente Twenterand. Vanuit zijn rol werkt hij aan complexe en bestuurlijk gevoelige opgaven, waaronder het gemeentelijk vastgoed van de gemeente Twenterand. Juist op het gebied van vastgoed zag hij hoe de gemeente de afgelopen jaren steeds vaker reactief handelde. Wat begon met losse vraagstukken rondom individuele panden, leidde uiteindelijk tot de keuze om Metafoor Vastgoed in te schakelen en een vastgoed- en accommodatiebeleid op te (laten) stellen.
Wanneer maatwerk niet meer werkt
De aanleiding tot het maken van deze keuze lag niet in één concreet probleem, maar in een optelsom van situaties. De gemeente krijgt regelmatig te maken met specifieke vraagstukken rondom het beheer en gebruik van haar panden: leegstand, verloedering of initiatieven van stichtingen die een locatie wilden overnemen. “Eerst werden die dossiers telkens apart van elkaar opgepakt…hierdoor wordt alles maatwerk en kan het een rommeltje worden,” blikt Blok terug. Deze werkwijze biedt flexibiliteit, maar maakt het lastig om consistent te handelen. Besluiten worden per situatie genomen zonder een overkoepelend kader. Daardoor ontstaan er verschillen die moeilijk toe te lichten zijn. Wat leidt tot discussies die telkens opnieuw gevoerd moeten worden.
Een andere reden dat leidde tot de keuze om een vastgoed- en accommodatiebeleid op te (laten) stellen, was de toenemende druk vanuit de politiek. De gemeenteraad wil actief sturen op vastgoed en komt met uiteenlopende wensen. “Nu wil de gemeenteraad bijvoorbeeld panden verkopen en dit kun je niet zomaar pareren. Wanneer de gemeente een vastgoed- en accommodatiebeleid heeft, is het eenvoudiger om te zeggen dat bepaalde keuzes niet binnen het beleid van de gemeente vallen.” Volgens Blok ontbreekt het aan een gedeelde basis om dit soort vragen goed te beantwoorden. Er is behoefte aan duidelijkheid: wat wil de gemeente met haar vastgoed en waarom maakt zij bepaalde keuzes? Die behoefte wordt breed gedragen binnen de diverse afdelingen van de gemeente. Om deze redenen gaf de gemeenteraad Metafoor Vastgoed de opdracht om een vastgoed- en accommodatiebeleid te ontwikkelen, zodat afwegingen beter onderbouwd kunnen worden en discussies meer structuur krijgen.
De vraag achter het vastgoed
De gemeente Twenterand wil bij het ontwikkelen van dit beleid niet alleen antwoord op de vraag wat te doen met het bestaande vastgoed, maar ook redeneren vanuit de vraag waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. “Je moet niet zomaar elk vastgoed beetpakken. Je moet weten waarom je het wil hebben,” zegt Blok hierover. Vanuit die gedachte is bewust gekozen voor een combinatie van vastgoed- en accommodatiebeleid.
Die keuze vormt het fundament onder de aanpak voor het opstellen van een vastgoed- en accommodatiebeleid. Waar accommodatiebeleid zich richt op de vraag welke voorzieningen de gemeente wil bieden en welke rol zij daarin spelen, draait vastgoedbeleid om het aanbod hiervan door middel van het bezit, het beheer en de financiële afwegingen rondom het vastgoed. Door deze twee vraagstukken vanaf het begin te verbinden, verschuift de focus: niet het bestaande bezit staat centraal, maar de mate waarin het vastgoed aansluit bij de beleidsdoelen en ambities van de gemeente. Vastgoed is daarin geen doel op zich, maar een middel.
De koppeling tussen het vastgoed- en accommodatiebeleid dwingt tot scherpere keuzes. Niet alleen wat er met een pand moet gebeuren, maar ook of de voorziening nog past bij de doelen van de gemeente. Het denken verschuift daarmee fundamenteel: het draait niet langer om de vraag hoe houden we het vastgoed in stand, maar willen we dit nog – en zo ja, op welke manier? dat biedt ruimte voor bewuste keuzes over het behoud, afstoten of anders organiseren van het gemeentelijk vastgoed.
Eerst begrijpen, dan besluiten
Niet gelijk beginnen met opstellen van beleid, maar eerst begrijpen wat er speelt. Dat is het uitgangspunt van het traject voor het opstellen van een vastgoed- en accommodatiebeleid in Twenterand. Vanuit Metafoor Vastgoed ligt de nadruk op het scherp krijgen van de werkelijkheid: welke informatie er is, waar het schuurt en hoe gaat de gemeente met het vastgoed om.
Die aanpak vraagt om samenwerking. Het gemeentelijk vastgoed raakt meerdere (beleids)velden in de organisatie – van sport en cultuur tot onderwijs en financiën – en juist door die beleidsvelden vanaf de start te betrekken, ontstaat een completer en realistischer beeld. Het traject wordt daarom gefaseerd én gezamenlijk aangepakt: eerst wordt het vastgoed geïnventariseerd, daarna worden de uitgangspunten van het beleid opgesteld en vervolgens wordt er naar concreet beleid toegewerkt. Volgens Blok zit de meerwaarde juist in die manier van werken: “Ik wil geen lijstje met wat er allemaal kan, maar weten: wat moeten we doen. Zo wordt er precies geleverd wat we nodig hebben: geen opties, maar echt advies.”
Bij de gemeente Twenterand betekende deze aanpak beginnen bij de basis en juist daar werd de complexiteit zichtbaar. “De meest simpele vraag – wat bezitten we eigenlijk – konden we niet goed beantwoorden,” zegt Blok. Lijsten bleken incompleet, informatie was verspreid binnen de organisatie en soms was zelfs onduidelijk of een pand daadwerkelijk in eigendom was. Tegelijkertijd kwamen grote verschillen in afspraken naar voren. “Per object is er ooit een gedachte geweest… maar er zit geen eenduidige lijn in.” Die combinatie – beperkt inzicht, een versnipperde praktijk en verschillende belangen – maakt het proces intensief, maar ook noodzakelijk. Eerst uitzoeken, samenbrengen en begrijpen. Pas daarna richting bepalen.
Meer dan beleid alleen
Het traject om te komen tot een beleidsrijk en gedragen vastgoed- en accommodatiebeleid kost tijd. Dat is binnen de gemeente Twenterand niet anders. Binnen de gemeente roept dat soms vragen op: waarom duurt het zo lang voordat er iets zichtbaar wordt?
“Het lijkt misschien alsof er weinig gebeurt, maar er wordt juist heel veel uitgezocht op de achtergrond,” zegt Blok. Het verzamelen van informatie, het betrekken van verschillende beleidsvelden en het doorgronden van bestaande afspraken vraagt om zorgvuldigheid – en dus om de nodige tijd. Juist dit intensieve proces is noodzakelijk om tot gedragen en onderbouwde keuzes te komen. Zonder deze stappen blijft een vastgoed- en accommodatiebeleid al snel abstract of moeilijk uitvoerbaar.
Het traject voor het opstellen en vaststellen van het vastgoed- en accommodatiebeleid is nog in volle gang, maar de beweging is al in gang gezet en het traject levert nu al iets op voor de gemeente. De gemeente krijgt namelijk beter zich op haar vastgoed én op de manier waarop ermee wordt omgegaan. Verschillen worden zichtbaar en daarmee ook bespreekbaar. “Je krijgt inzicht in waarom andere domeinen bepaalde keuzes maken… en dat zorgt voor meer begrip over en weer,” aldus Blok. Dat is misschien wel de belangrijkste opbrengst tot nu toe; het inhoudelijke gesprek verandert. Van losse dossiers en snelle oplossingen, naar samenhang en onderbouwing en van reageren naar vooruitdenken.
De gemeente Twenterand werkt stap voor stap toe naar meer grip op het gemeentelijk vastgoed en vooral op de keuzes die daarbij horen. “Het gaat er uiteindelijk om dat je niet op gevoel of emotie beslist, maar weet waarom je een keuze maakt.”
Ga ook aan de slag!
Herkenbaar? Veel gemeenten lopen tegen vergelijkbare vraagstukken aan: versnipperde portefeuilles, historisch gegroeide afspraken en beperkte grip op keuzes.
Juist door vastgoed en accommodatie in samenhang te bekijken, ontstaat inzicht én ruimte om gericht te sturen. Niet alleen op gebouwen, maar op de maatschappelijke waarde erachter.
Benieuwd wat zo’n traject voor jouw gemeente kan betekenen? Wij denken graag met je mee!
