Soms lopen dossiers met betrekking tot maatschappelijk vastgoed jarenlang tot partijen tot overeenstemming komen. Dit was ook het geval in de procedure om tot een beheerovereenkomst tussen de gemeente Schagen en het bestuur van de recreatiehaven te komen.

In 2010 was er al een overeenkomst, maar was er veel onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden. In 2018 begonnen opnieuw gesprekken om afspraken te maken, maar wederom kwamen de partijen er gezamenlijk niet uit. Het kan dan helpen om een externe partij te betrekken die het proces met een frisse blik en nieuwe inzichten kan bevorderen.

Extern advies bij langlopende dossiers

Marleen Beishuizen werkt namens Metafoor Vastgoed voor de gemeente Schagen. Ze is in haar rol verantwoordelijk voor diverse uitdagende (langlopende) dossiers binnen de vastgoedafdeling. Zo werkt ze momenteel mee aan een integraal huisvestingsplan (IHP) voor scholen en aan een dossier rondom opstalrechten, het niet volledig nakomen van hypotheekverplichtingen van de opstal en oneigenlijk ingebruikgenomen grond. Ook over dit complexe dossier omtrent de beheerovereenkomst met het bestuur van de recreatiehaven mocht Marleen zich buigen.

Onduidelijkheid over onderhoud van de haven

In de afgelopen jaren hebben het bestuur van de recreatiehaven en de gemeente veel gesprekken gevoerd om tot een beheerovereenkomst te komen. De haven staat namelijk voor een aantal uitdagingen. Het onderhoud moet up-to-date gehouden worden en de haven moet toekomstbestendig worden gemaakt. Daarnaast moet er worden ingespeeld op de wensen van booteigenaren en toeristen en moet bij ontwikkelplannen van de gemeente rekening gehouden worden met de bereikbaarheid van de haven. Het was onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was.

Er is onderzocht of Stichting Recreatiehaven Schagen de volledige verantwoordelijkheid kon krijgen voor het reilen en zeilen. Echter, veel van de bestuursleden van de haven zijn vrijwilligers, waardoor dit een te grote verantwoordelijkheid zou zijn. Het dagelijks onderhoud kon wel bij de stichting worden ondergebracht, maar de gemeente blijft eigenaar. Hierover dienden duidelijke afspraken gemaakt te worden. De gemeente en het stichtingsbestuur zijn nu gezamenlijk tot goede afspraken gekomen. Deze zijn nu vastgelegd in de beheerovereenkomst.

Waarom is het nu wel gelukt?

In een interview met Marleen vroegen wij haar wat ertoe geleid heeft dat er nu wel tot overeenstemming is gekomen tussen de partijen. Dit heeft wat Marleen betreft 4 duidelijke oorzaken.

1.      Communicatie

Marleen omschrijft hoe belangrijk het is om geregeld contact te onderhouden met de betrokken partijen. Zelf had ze wekelijks contact met het bestuur, ging ze regelmatig langs en toonde ze interesse in de activiteiten. Maar ze durfde ook de confrontatie aan te gaan en eerlijk en transparant te communiceren. Door met elkaar in gesprek te gaan, leer je elkaars belangen beter te begrijpen.

Een voorbeeld hiervan is dat het bestuur van de haven wilde verzelfstandigen. De gemeente had eerder aangegeven dat dit niet mogelijk was, gezien de gemeente eindverantwoordelijk blijft. Echter, het begrip verzelfstandiging werd niet hetzelfde geïnterpreteerd door beide partijen. Toen daadwerkelijk met elkaar in gesprek werd gegaan over wat verzelfstandiging betekende voor het bestuur van de haven, kon de situatie worden afgepeld naar de kern, waardoor de partijen wel tot overeenstemming kwamen.

2.      Transparantie

Toen Marleen in de stukken dook, kwam ze erachter dat er een verschil was in financiële inzichten tussen de stichting en de gemeente. Ze vroeg het bestuur van de haven om uitleg en het bestuur gaf hier toelichting over. Ook door hier het gesprek over aan te gaan werd meer transparantie gecreëerd en een vertrouwensband opgebouwd.

3.      Vertrouwen geven

Het stichtingsbestuur vroeg de gemeente tijdens het proces om een bedrag voor het vervangen van laadpalen t.b.v. elektralevering en de heraanleg en herindeling van een klein gedeelte van de haven. Door het voorschot te verstrekken werd onderling vertrouwen gevestigd en kon het bestuur het noodzakelijk onderhoud plegen, zonder de gehele procedure af te wachten.

4.      Tijdelijke aard van de opdracht

Ook de tijdelijke aard van haar opdracht, had volgens Marleen invloed op het resultaat. Als externe weet je dat jouw opdracht eindig is. Ze moest dus snel handelen om tot een oplossing te komen en kon niet wachten tot volgend jaar.

Een mooi resultaat voor alle betrokkenen

De nieuwe beheerovereenkomst heeft geleid tot hernieuwd vertrouwen tussen de gemeente en het bestuur van de recreatiehaven. Beide partijen hebben nu duidelijke afspraken en handvatten om naar terug te grijpen. Dit zorgt ervoor dat toekomstige investeringen en onderhoud goed kunnen worden gepland en uitgevoerd.

De succesvolle afronding van dit project toont aan dat doorzettingsvermogen, transparantie en regelmatige communicatie cruciaal zijn voor het oplossen van complexe dossiers. De nieuwe beheerovereenkomst biedt een solide basis voor de toekomst en zorgt ervoor dat de haven en de gemeente weer constructief kunnen samenwerken. Een resultaat waar zowel de gemeente, het bestuur van de haven, Marleen en Metafoor Vastgoed erg trots op zijn.

Heeft uw organisatie dossiers liggen waar vaste medewerkers hun handen niet meer aan durven te branden? Het dossier onderbrengen bij een externe partij kan uitkomst bieden. Een frisse blik, doorzettingsvermogen en de tijdelijke aard van de opdracht kunnen ervoor zorgen dat er na jaren eindelijk een oplossing wordt gevonden. Neem contact met ons op als u hier meer over wilt weten.