De rentmeester als adviseur bij Gemeente Harlingen

Dit artikel is geschreven door Simon Kapteijn. Hij is rentmeester NVR. En hij heeft namens ons een opdracht uitgevoerd bij gemeente Harlingen.

In de wereld van vastgoed en grondzaken speelt de adviseur een cruciale rol bij gemeenten. Deze professionals zorgen ervoor dat gemeenten juridisch compliant blijven en optimaal gebruik kunnen maken van hun vastgoedportefeuille. Dit is voor elke gemeente weer anders. Een wat grotere gemeente heeft zo een team van 10 personen op grondzaken beschikbaar en een wat kleinere gemeente heeft daarvoor 2 personen aangesteld. Harlingen valt in de tweede categorie, maar heeft wel de uitdagingen die je zou verwachten bij een stad met bovenregionale voorzieningen en evenementen. Denk hierbij aan Tall Ships Races, The Passion en de Visserijdagen. Harlingen is een schilderachtige stad (met ca 16.000 inwoners) en is gelegen in de provincie Fryslân. Het heeft een rijke maritieme geschiedenis en is een belangrijke havenstad aan de Waddenzee met ook een veerdienst naar de eilanden.

De gemeente Harlingen beheert een (zeer) diverse vastgoedportefeuille, variërend van jacht- vis- en industriehavens, bedrijventerreinen, grondposities, havenkranen, dijken, tot historische panden & natuurlijk ook de openbare ruimte. De door mij uitgevoerde advieswerkzaamheden bij de gemeente Harlingen kunnen worden onderverdeeld in grofweg drie categorieën.

Beheer van de vastgoedportefeuille

Het beheer van de vastgoedportefeuille van de gemeente Harlingen is een taak die allerlei expertises vereist. Dit komt doordat de portefeuille (en ook de eindgebruikers ervan) nogal divers is (zijn). Het ene moment ben je bezig om de overeenkomst met de plaatselijke voetbalvereniging af te ronden en het andere moment met een erfpachtcontract voor een industriehaven. Ook het formaliseren van het gebruik van een hotel gesticht in een voormalige havenkraan of het omzetten van leegstandbeheer naar een bierbrouwerij (Het Brouwdok) met een horecafunctie zijn mooie projecten om op terug te kijken.

Bovenstaande afbeelding betreft Het Brouwdok dat onderdeel is van de Westerzeedijk. Met veel passie en toewijding hebben de initiatiefnemers een leegstaande loods omgezet naar een brouwerij die speciaal bier brouwt. Het Brouwdok is één van de grotere Noordelijke brouwerijen en is de enige Nederlandse brouwerij die buitendijks brouwt. Zij hebben de ketels dan ook extra hoog geplaatst zodat ze elke stormvloed kunnen trotseren! Voor de gehele Westerzeedijk is op dit moment een gebiedsontwikkeling gaande. Met een team van collega’s onder leiding van een projectleider heeft de Westerzeedijk een facelift gekregen waarin mijn taak vooral het uitonderhandelen + formaliseren van de contracten betrof. Samen met Marcel Maassen (senior jurist) die namens Metafoor Vastgoed beschikbaar was gesteld traden we als tandem op. Deze samenwerking is naast constructief ook zeer plezierig verlopen.

Mijn ervaring als beherend rentmeester van buitenstedelijk vastgoed kwam hier dan ook goed van pas. Een beherend rentmeester is altijd bezig om het bezit van de opdrachtgever te optimaliseren. Heeft de opdrachtgever een maatschappelijke bril op of zoekt hij/zij juist naar extra rendement? Wensen de bestaande gebruikers uit te breiden en hoe kan de opdrachtgever/geefster daarin faciliteren?Ook is een beherend rentmeester vaak gericht op de onderlinge relatie, waarbij natuurlijk ook de transactie niet wordt vergeten. Voor een goed beheer is het dan ook belangrijk om rekening te houden met alle stakeholders in het veld. Het afwegen van belangen, staan alle neuzen dezelfde kant op en voldoen we aan de wet- en regelgeving? Deze praktische inslag geeft een beherend rentmeester een voordeel in het veld, waarvan de opdrachtgever/geefster dan ook dankbaar gebruikmaakt.

Onderhandelen en overeenkomsten opstellen

Naast het beoordelen van contracten, het identificeren van mogelijke risico’s en het waarborgen van juridische naleving is het bij gemeentelijk vastgoed van belang dat bij de onderhandelingen rekening wordt gehouden met de belangen van de gemeenschap. De gemeente moet ervoor zorgen dat de uiteindelijke overeenkomst ten goede komt aan de burgers en bijdraagt aan de ontwikkeling en het welzijn van de gemeenschap. Daarbij is het voor een gemeente ook belangrijk dat zij geen vastgoed van de hand doet onder de marktwaarde en zij alle gegadigden een eerlijke kans geeft. De samenwerking met de diverse taxatiebureaus en de juridische afstemming met Marcel Maassen is dan ook cruciaal. Is de gehanteerde erfpachtcanon nog wel marktconform en wanneer dien je een kostprijsdekkende huur te hanteren? Hoe bereken je de marktwaarde van een jachthaven of een marktconforme huur voor de bijbehorende voorzieningen, zoals douche- en wasruimtes.

Juridische advies verstrekken

Een belangrijk onderdeel is ook het adviseren over contracten, huur-erf(pacht)overeenkomsten, aankopen en verkopen van onroerend goed, en ervoor zorgen dat de gemeente zich aan de wet- en regelgeving houdt, denk hierbij aan het Didam-arrest dat tijdens mijn detachering een grote rol speelde. In teamverband zijn daardoor overzichten opgesteld waarin per situatie c.q. per type vastgoed is aangegeven hoe te handelen. Hebben we te maken met een preferente partner, is een 1op1 gunning aan de orde of is het toch beter om een openbare selectieprocedure (als dan niet in samenwerking met de notaris) te organiseren? Ook het standaardiseren van de gehanteerde overeenkomsten (uniform beheer) en het aan de zijlijn mogen adviseren van collega’s behoort tot de werkzaamheden. Het is dan ook heel fijn om ook te kunnen sparren met mijn collega’s van Metafoor Vastgoed om zo de klant extra tot dienst te zijn.

De ruggengraat van het werk betreft toch wel de samenwerking met de verschillende belanghebbenden, zowel intern als extern. Denk hierbij aan de onderlinge samenwerking met andere afdelingen binnen de gemeente Harlingen, zoals o.a. de afdeling ruimtelijke ordening, financiën en openbaar groen. Via een wekelijks teamoverleg worden de betrokkenen bijgepraat over de diverse dossiers, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste actualiteiten. Ook het vormen van gelegenheidscoalities om projecten in goede banen te leiden heeft tot goede resultaten geleid.

Daarnaast is het je taak om als rentmeester contacten met externe partijen te onderhouden zoals projectontwikkelaars, vastgoedbeheerders en advocatenkantoren. Maar ook met de huurders, pachters, gebruikers van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Het wordt door deze partijen op prijs gesteld dat er iemand van de gemeente langskomt om de situatie met eigen ogen te zien. Ik wil dan ook een lans breken voor de beherend rentmeester als adviseur vastgoed en grondzaken met de spreekwoordelijke ‘voeten in de klei’. Het horen van de mensen in het veld, het aanvoelen van de pijnpunten & de tegenstrijdige belangen proberen te combineren om zo een praktische oplossing te bewerkstelligen. De bemiddelende rol als breekijzer voor soms lastige & langlopende trajecten! Net even de extra persoonlijke aandacht en de mensen hun verhaal laten doen, dat is ook kenmerkend voor de korte lijnen binnen de gemeente Harlingen.

Het is duidelijk dat de adviseur vastgoed en grondzaken een essentiële rol speelt bij het waarborgen van juridische naleving, het beheren van de vastgoedportefeuille en het realiseren van positieve resultaten voor de gemeenschap. Dankzij de expertise en gezamenlijke inzet van Metafoor Vastgoed en de warme overdracht van Rianne de Vries naar Simon Kapteijn is het voor de gemeente Harlingen mogelijk geweest haar vastgoedbeheer op een professionele en juridisch verantwoorde manier tijdelijk uit handen te geven.

Ik wil hierbij dan ook Metafoor Vastgoed & de gemeente Harlingen danken voor de geboden kans en de zeer prettige en constructieve samenwerking.