Nederlandse gemeenten bezitten veel (maatschappelijk) vastgoed. Denk bijvoorbeeld aan buurthuizen, sporthallen en gymzalen. Gebouwen die een maatschappelijk doel dienen en gebruikt worden door verenigingen, scholen, maatschappelijke organisaties en burgers.
Het bezit en beheer van deze gemeentelijke eigendommen is een kostbare aangelegenheid en de inkomsten zijn vaak gering. Niet alleen omdat de geïnde huren laag zijn, maar ook omdat de accommodaties maar beperkt gebruikt worden.
Sportaccommodaties bijvoorbeeld worden vaak per uur verhuurd. De ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de accommodaties hebben te maken met meerdere gebruikers en verschillende wensen. De administratieve handeling rondom de verhuur van de accommodaties is tijdrovend en de bezetting blijft beperkt. Het komt voor dat accommodaties voor langere tijd leeg staan omdat bij potentiële gebruikers simpelweg niet bekend is dat de sportruimten beschikbaar zijn.
Online verhuurloket
Gemeente Heerenveen wil het anders aanpakken. Een online verhuurloket waar ruimten gereserveerd kunnen worden moet er voor gaan zorgen dat de bezetting verbetert en de administratieve handelingen afnemen. Met het verhuurloket kan de gebruiker straks online zien wanneer een sportaccommodatie beschikbaar is. De accommodatie kan direct online gereserveerd worden. Het moet zelfs mogelijk worden om de reservering online te betalen.
De administratieve handelingen die in het verleden handmatig gedaan werden moeten in het nieuwe verhuurloket geautomatiseerd gaan plaatsvinden. De focus kan dan verlegd worden naar het promoten van de beschikbare accommodaties in plaats van op de administratieve rompslomp daaromheen.
Het verhuurloket brengt vraag en aanbod van maatschappelijke ruimten op een efficiënte en toegankelijke manier bij elkaar, in een digitale omgeving waar de gebruiker zelf ruimten kan reserveren. Heerenveen bouwt hiermee verder op het vastgoedbeheersysteem – VBSonline van Metafoor Vastgoed – dat ze al jaren in gebruik heeft. In dit beheersysteem staan alle gemeentelijke gebouwen en gronden geregistreerd en wordt de verhuuradministratie gevoerd. Door een bestaand systeem uit te bouwen blijft de gemeente gebruikmaken van dezelfde database. Wel zo efficiënt want de objectgegevens hoeven hierdoor niet opnieuw ingevoerd te worden en de exploitatie van de sportaccommodaties wordt meegerekend in de totale exploitatie van de gemeentelijke vastgoed portefeuille. Hierdoor heeft Heerenveen optimaal overzicht om strategisch met het vastgoedbezit om te kunnen gaan.
“De gemeente Heerenveen vindt het belangrijk dat haar maatschappelijke (sport)voorzieningen zo goed mogelijk worden benut. Omdat daarmee de sportparticipatie (maatschappelijk rendement) en het rendement van gemeenschapsgeld (financieel rendement) wordt vergroot. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Een online verhuurloket kan de drempel tot het huren van een sportvoorziening verlagen. In combinatie met de juiste promotie kan dit nieuwe gebruikersgroepen interesseren om een (sport)voorziening te huren. Hierdoor kunnen de ‘lege uren’ worden opgevuld nadat het gebruik van bijvoorbeeld scholen en verenigingen is ingeroosterd”, aldus Edwin Roest, adviseur Sportaccommodaties en maatschappelijk vastgoed bij Activa Sport, tijdelijk werkzaam voor de gemeente Heerenveen.
Metafoor Vastgoed en Software werkt intensief samen met Heerenveen om de wensen te inventariseren en te integreren in de functionaliteiten van het nieuwe verhuurloket. Regelmatig zullen updates van de ontwikkeling van het verhuurloket verschijnen op de social media kanalen van Metafoor Vastgoed en Software. Heeft u door het lezen van dit artikel belangstelling in een vrijblijvend gesprek om de mogelijkheden van een online verhuurloket voor uw gemeente te bespreken? Aarzel niet om contact op te nemen met:
Leo Looise
06 – 51237599
