Het mag duidelijk zijn dat er telkens weer nieuwe opgaven of taakstellingen op de gemeenten afkomen die hun weerslag hebben op de afdeling vastgoed. Als een rode draad door de organisatie heeft het vastgoed van de gemeente altijd wel ergens een verbinding waardoor actie nodig is. Naast ons vastgoed op orde traject -waarbij we gemeenten ondersteunen om hun vastgoedportefeuilles en organisatie op orde te krijgen- is er meer werk wat op tafel ligt. Vanwege tekorten aan capaciteit en/of missende kennis moeten de meeste vastgoedafdelingen bij gemeenten prioriteiten gaan stellen. Hieronder vindt u een korte samenvatting van wat wij zoal in de praktijk zien en wij geven enkele tips hoe hiermee om te gaan.

Vastgoedbeheer

De afdeling is niet zozeer bezig met het enkel beheren van de eigen portefeuille. Op operationeel niveau is het allemaal redelijk op orde bij gemeenten is de ervaring van Metafoor Vastgoed en Software. We zien op tactisch niveau de laatste jaren duidelijke positieve ontwikkelingen wat een goede zaak is. Steeds meer zien we een rol als assetmanager of accountmanager ontstaan. Het echt opereren op strategisch en sturend niveau is in het algemeen nog weinig aan de orde. Naast het reguliere beheer is er een aantal urgente opgaven dat momenteel speelt en impact heeft op de vastgoedafdeling.

Verduurzamingsopgave

De verduurzamingsopgave is al enige tijd een onderwerp op de agenda met hoge prioriteit. Veel vastgoedafdelingen zijn hier inmiddels mee bezig, bij de ene gemeente meer dan bij de andere gemeente. Vanuit de VNG is een sectorale routekaart opgesteld met een duidelijk advies aan de gemeenten om dit toe passen op hun eigen portefeuille. Met zo’n eigen routekaart krijgt de gemeente een goed inzicht van de portefeuille en organisatie. Ook het vastgoed wat misschien elders is belegd krijgt een centrale plek. Het dynamische plan geeft een doorkijk naar 2050 en op deze wijze kan de gemeente betere strategische besluiten nemen over hun vastgoed. Samen met de ‘zachte’ beleidskant kunnen er keuzes worden gemaakt voor de toekomst.

Opvangcrisis*

De opvang van vluchtelingen vraagt veel van alle overheden. Gemeenten leveren hun bijdrage door Oekraïense ontheemden op te vangen, in veel gevallen locaties voor asielopvang te leveren, crisisnoodopvang en noodopvang te organiseren vanwege het tekort aan reguliere asielopvangplekken, en door statushouders te huisvesten. Hiervoor moet extra vastgoed worden aangetrokken om deze mensen op te vangen. Sommige gemeenten kunnen dit binnen hun eigen portefeuille en organisatie opvangen maar lang niet allemaal. Er moet vastgoed worden verworven. Er dient herbestemd te worden. Er zal verbouwd moeten worden. En dit allemaal in sneltreinvaart gezien de urgentie.

Wat zien we in de praktijk + tips

We zien bij onze opdrachten nog steeds dat informatie niet gemakkelijk voorhanden is. Vraag en aanbod is lastig bij elkaar te brengen. De portefeuille is versnipperd in de organisatie en doordat sommige beleidsafdelingen zelf vastgoed beheren is het moeilijk om het totaaloverzicht te krijgen. Keuzes voor de langere termijn zijn moeilijk te maken.

• Tip: De verplichte verduurzamingsopgave kan een stimulans zijn om een totaalbeeld vast te stellen en de data op orde te krijgen. Van zowel de maatschappelijke – als de eigen portefeuille komt bestuurlijk draagvlak voor een plan voor langere termijn. Ook worden de rollen, taken en verantwoordelijkheden dan duidelijker voor iedereen.

Er is geen vastgoedbeleid en/of samenhangend accommodatiebeleid. Het is hierdoor lastig om met een visie te werken met integrale impact. Veel tijd gaat verloren door misschien wel onnodige overleggen per situatie.

• Een vastgoedbeleid dat goed is afgestemd met een accommodatie- of voorzieningenbeleid bevat duidelijke kpi’s waarop gestuurd kan worden. Bovenal zijn er met vastgesteld beleid bestuurlijk draagvlak en kaders, waardoor het managen van vastgoed eenduidiger wordt en gemakkelijker.

De maatschappelijke ‘zachte kant’ is niet goed te duiden. Op exploitatieniveau kan het vastgoed op orde zijn maar voor goede sturing zal het maatschappelijk rendement ook moeten meewegen. Hiervoor ontwikkelt Metafoor een model.

• Tip: De eigen routekaart verduurzaming kan dit beter in kaart gaan brengen en voorzien met een plan om dit beter te organiseren. Integraal overleg is een must en draagvlak over de gehele breedte is nodig. Het plan voor jaren zal stevig moeten worden geïmplementeerd in de organisatie.

Metafoor Vastgoed en Software is van mening dat de afdeling vastgoed minimaal inzicht moet hebben, en nog veel beter, regie moet hebben op al het vastgoed. Ook de nieuwbouw of grote verbouwingen die vaak elders bij een projectmanager liggen. Wanneer dit gebeurt, kan er efficiënt worden gehandeld. De extra opgaven zijn grotendeels integrale opgaven en projectmatig werken is gewenst om grip op zaken te houden.

Hulp

Metafoor Vastgoed en Software kan ondersteuning bieden in de vorm van extra capaciteit en het opstellen van adviezen, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Ook beschikken wij over tools zoals het VBS (vastgoedbeheersysteem). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons op kantoor op 088 006 6100 of per mail op info@metafoorvastgoed.nl. Inhoudelijke vragen over beheer, verduurzamen en crisisopvang kunt u stellen via armand.janisse@metafoor.nl.

*Meer informatie over de opvangcrisis? Lees dan dit artikel.