In gemeentelijke organisaties staan de eerste maanden van het jaar in het teken van het opstellen van de jaarstukken: het jaarverslag en de jaarrekening. Budgethouders hebben te maken met strikte deadlines om de afwijkingen in de cijfers (realisatie versus geraamd budget) toe te lichten terwijl de financieel adviseurs slechts mondjesmaat beschikbaar zijn. Naast de toelichting op de cijfers moeten er ook teksten worden aangeleverd voor de programma’s en dan zijn er ook nog de paragrafen. In een vorig artikel stipten wij de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen al aan en de uitdaging om de informatievoorziening aan raadsleden te versterken. In dit artikel zoomen wij verder in op de mogelijke vorm en inhoud van deze paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.[1]

Het BBV als formeel kader

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) geeft de formele kaders voor de gemeentelijke begrotingscyclus. Eén van deze kaders is de verplichting om in begroting en jaarverslag paragrafen op te nemen, waaronder de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.[2] Zo’n paragraaf kan beschouwd worden als een thematische dwarsdoorsnede door de jaarstukken heen; een integrale inhoudelijke en financiële beschrijving van een onderwerp dat is toegelicht en verantwoord in (vaak) meerdere begrotingsprogramma’s. Paragrafen geven daarmee programmaoverstijgend en verdiepend inzicht, bijvoorbeeld aan de gemeenteraad.

Artikel 12 van het BBV benoemt de kapitaalgoederen, de assets, waar deze paragraaf betrekking op heeft. Naast de assets die een relatie hebben met de openbare ruimte of civieltechnisch van aard, zoals wegen, riolering en groen, zijn dat ook ‘gebouwen’. Van deze kapitaalgoederen moet worden aangegeven: ‘(a) het beleidskader; (b) de uit het beleidskader voorvloeiende financiële consequenties; (c) de vertaling van de financiële consequenties in de begroting’.

De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de huidige praktijk

Het platform Bouwstenen voor Sociaal heeft recent van de 10 grootste gemeenten de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen vergeleken. Conclusie is dat gemeenten vooral rapporteren over de onderhoudskosten van het gemeentelijk vastgoed, maar slechts heel beperkt informatie delen over de andere exploitatielasten, de kapitaallasten en relevant (sectoraal) beleid. En daarmee geeft de paragraaf dus geen integraal inzicht in de beleids- en beheersmatige aspecten, ontwikkelingen en risico’s van het gemeentelijk vastgoed.

Deze conclusie is niet verrassend. De formele terminologie ‘paragraaf onderhoud kapitaalgoederen’ heeft al een beperking tot het beleid en de financiën rondom het onderhoud in zich en de roep van raadsleden, organisaties en burgers naar inzicht in het gemeentelijk vastgoed ­– gelet op de grote bedragen en ruimtelijke impact niet onterecht – is pas van de laatste jaren.

Voor een geïnteresseerde burger of een gemiddeld raadslid is het krijgen van inzicht in die gemeentelijke vastgoedportefeuille niet gemakkelijk. Een ware zoektocht is vaak nodig in de brij van cijfers en teksten die begroting en jaarverslag meestal zijn. Zo wordt de eigen huisvesting veelal als overhead verantwoord, het andere vastgoed wordt – indien al door de desbetreffende tekstschrijvers als relevant beoordeeld – verspreid over meerdere programma’s besproken en de onderhoudsvoorziening wordt toegelicht bij de balans.

En dat terwijl het college de raad goed heeft te informeren, verantwoording heeft af te leggen over de uitvoering en consequenties van beleid en erbij gebaat is dat raadsleden, maatschappelijke organisaties en betrokken burgers begrijpen hoe het vastgoed wordt ingezet voor gemeentelijke doelstellingen en welke consequenties dat heeft. Maar ook heeft het college de rol om de raad in positie te brengen om te kunnen sturen en te kunnen controleren; integraal inzicht is daarvoor noodzakelijk. Overigens is ook de organisatie gebaat bij goede informatievoorziening aan de raad. Daarmee kan immers bestuurlijke betrokkenheid worden gecreëerd bij de uitdagingen in het werkveld en draagvlak voor handelwijzen.

De hoogste tijd dus om te bezien welke mogelijkheden er zijn om de ‘paragraaf onderhoud kapitaalgoederen’ uit te bouwen tot een inhoudsvol informatiemiddel.

Suggesties voor een nieuw format

De nieuwe paragraaf onderhoud kapitaalgoederen biedt idealiter inzicht in beleidsmatige uitgangspunten voor het vastgoed, de financiële uitwerking daarvan, relevante ontwikkelingen en mogelijke risico’s. Daarbij is onderstaand een mogelijk format:

• Hoofdlijnen vastgoedbeleid (doelstellingen en uitgangspunten inclusief verwijzing naar vastgestelde beleidskaders);
• Hoofdlijnen relevant sectoraal beleid (bijvoorbeeld sport, parkeren, culturele en maatschappelijke voorzieningen, duurzaamheid) en beschrijving van de vertaling hiervan naar de vastgoedportefeuille;
• Op deelportefeuilleniveau[3] (geaggregeerd):
  • Aantal en m2 BVO
  • Leegstand
  • Waardebegrippen (WOZ-waarde, boekwaarde, marktwaarde, herbouwwaarde)
  • Kapitaallasten
  • Exploitatielasten (onderhoudsdotatie, belastingen, verzekeringen, beheer, BTW-kosten)
  • Baten
  • Beschrijving geografische spreiding (indien relevant en zo mogelijk visueel vertaald)
  • Beschrijving van belangrijke mutaties en (des)investeringen;
• Inhoudelijke en financiële toelichting op de onderhoudsvoorziening (dotatie, onttrekking, stand, werkelijk) en eventueel andere reserves en voorzieningen (sport, onderwijs);
• Inhoudelijke toelichting op ontwikkelingen, kansen en risico’s die relevant kunnen zijn voor de vastgoedportefeuille (majeure projecten, nieuwe wetgeving).

Een ambitieus format en een groeiscenario is uiteraard denkbaar. Elk jaar een verbeterslag maken is in ieder geval een goed streven. Wilt u meer weten over dit onderwerp en brainstormen over de stappen die daarbij gezet kunnen worden? Bel dan naar 088 – 00 66 100 of mail naar info@metafoorvastgoed.nl. Ook kunt u uw vraag indienen via onze adviesdesk.

[1] ‘Kapitaalgoederen is een ander woord voor de materiele vaste activa. Het zijn die materialen die de gemeente nodig heeft om de diensten en goederen die zij aan haar burgers levert te produceren; grote zaken die vaak veel waarde hebben en meerdere jaren meegaan’, aldus de definitie van de Commissie BBV.

[2] De andere zes verplichte paragrafen zijn: lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid. Het staat de gemeente vrij om daarnaast aanvullende paragrafen op te nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van de coronacrisis).

[3] Om een vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken is een uniforme indeling en afbakening van deelportefeuilles, zoals ook voorgesteld door Bouwstenen voor Sociaal, wenselijk.