In september 2018 heeft de gemeente de expertise van Metafoor ingeschakeld. Inventarisatie gemeentelijk vastgoed Een trainee vanuit de gemeente Overbetuwe is in eerste instantie gestart met het registeren van alle vastgoedgegevens in VBSonline. Daarnaast heeft zij koppelingen gemaakt tussen het vastgoedbeheersysteem en het zaaksysteem. Na het vertrek van de trainee heeft een collega binnen de gemeente de informatie in het systeem uitgebreid en gecontroleerd. Uiteindelijk namen Bianca van Rooijen en Simone Valkenier het beheer van VBSonline over. Omdat zij een volgende belangrijke stap wilden maken bij de implementatie van het systeem, schakelde de gemeente de expertise van Metafoor in voor de verdere optimalisatie. Analyseren van het gemeentelijk vastgoed In september 2018 is Armand Janisse bij de gemeente Overbetuwe gestart. Armand heeft een controleslag gemaakt om na te gaan of de informatie in het systeem compleet was en deze zo nodig aan te vullen. De inzet van Armand was voornamelijk bedoeld om overzichtelijke rapportages te kunnen draaien vanuit VBSonline. Hiervoor is een financiële koppeling gemaakt tussen VBSonline en de bijhorende kostenplaats. Dankzij deze koppeling kan een export gemaakt worden met de financiële informatie van het gemeentelijk vastgoed. Hiermee is alle informatie beschikbaar in VBSonline om bijvoorbeeld exploitatieoverzichten uit te draaien voor zowel een afzonderlijk gebouwobject als voor de gehele portefeuille. Deze rapportagetool geeft de gemeente de mogelijkheid om op elk gewenst moment inzicht te krijgen in de prestaties van het vastgoed. Binnen de gemeente Overbetuwe zijn Bianca en Simone volledig verantwoordelijk gesteld voor het beheer van VBSonline. Zij zijn ook de enigen die mutaties uit kunnen voeren om ‘vervuiling’ te voorkomen. Bianca richt zich in haar rol meer op de huurcontracten, waarbij zij ook zorgt voor de koppelingen met het archief en de communicatie met financiën. Tijdens het interview geven Bianca en Simone aan dat het fijn is om met twee mensen verantwoordelijk te zijn voor het systeem. Zo is er in het geval van vakantie altijd één verantwoordelijke aanwezig en werken zij altijd middels het 4-ogen principe. Eén keer in de twee weken komen Bianca en Simone samen met de projectgroep, bestaand uit de vastgoedregisseur en vastgoedbeheerders. De informatie die tijdens deze vergaderingen wordt verkregen, verwerken Bianca en Simone in het systeem. Op weg naar professioneel vastgoedbeheer De gemeente Overbetuwe is sinds kort gestart met een nieuw project waarbij al het maatschappelijk vastgoed zal worden geïnventariseerd. Leegstand, medegebruik en verhuur zal tijdens dit project in kaart worden gebracht. De gemeente hoopt de vastgoedportefeuille op deze manier nog inzichtelijker te maken. Tijdens dit project zal VBSonline ook een belangrijke rol spelen. In de toekomst wil de gemeente naast alle panden, ook al haar gronden registreren in VBSonline. Als we kijken naar de Vastgoedladder van Metafoor, kan de gemeente Overbetuwe ingedeeld worden tussen stap 2 (Analyseren gemeentelijk vastgoed) en stap 3 (Optimaliseren gemeentelijk vastgoed). Stap 2 wordt nu afgerond en de gemeente is al met verschillende acties van stap 3 aan de slag. Zelfs in stap 4 (Professioneel vastgoedbeheer) worden al acties opgepakt, zoals het opstellen van een duurzaam meerjarenonderhoudsplan. De gemeente heeft de ambitie om alle stappen uit de Vastgoedladder te volgen: op naar volledig professioneel vastgoedbeheer!