In dit artikel meer over de nieuwe norm NEN 8026 vastgesteld op 6 december jl. (bron: www.nen.nl), welke voor gemeenten en andere overheden interessant is om het vastgoedbeheer van bestuurlijk tot uitvoerend niveau goed te organiseren.
Metafoor Vastgoed ondersteunt gemeenten al jarenlang met het professionaliseren van hun vastgoedbeheer en organisatie. Wij weten dan ook hoe belangrijk inzicht, regie en visie op het vastgoed is. Wij zijn van mening dat de NEN 8026 norm handvatten biedt voor het proactief beheren van vastgoed, het leggen van verbindingen tussen afdelingen, college en raad en het continue verbeteren van processen. De kern van deze nieuwe norm is dus het creëren van een vastgoedorganisatie die haar portefeuille en organisatie op orde heeft.
Grote uitdagingen gemeentelijk vastgoedorganisatie
Het doel van een vastgoedorganisatie is om zo efficiënt en effectief mogelijk vastgoedbeheer uit te voeren. In praktijk bestaat er vaak een zekere mate van afstand tussen de operationele afdelingen en de beleidsmakers, waardoor het vastgoed meer op kosten en/of risico’s wordt gestuurd (‘piepsysteem’). De oorzaken kunnen uiteraard uiteenlopen van slechte communicatie tussen de afdelingen, tekorten aan capaciteit tot aan het ontbreken van structuur of visie. Het resultaat is echter veelal hetzelfde. Er wordt reactief gehandeld op vraagstukken in plaats van proactief en professioneel vastgoedbeheer. Er zijn ook veel (maatschappelijke) ontwikkelingen die sterk van invloed zijn op het bestaande vastgoed van gemeenten. Duurzaamheid is daar een goed voorbeeld van, maar ook vergrijzing, de toenemende zorgvraag, vluchtelingenopvang of veranderingen in wet- en regelgeving. Daarnaast is het doel om de assets zoveel als mogelijk te laten aansluiten bij de (beleids)doelstellingen van een organisatie en haar gebruikers (doelgroepen uit het accommodatiebeleid). Het beheersen van de kosten en risico’s is door deze ontwikkelingen een steeds grotere uitdaging voor iedere vastgoedorganisatie.
Visie op vastgoed
Een vastgoedorganisatie heeft hiervoor goed inzicht nodig in haar eigendommen, contracten en gebruikers en een duidelijke toekomstvisie. Oftewel, om desinvesteringen te voorkomen is het van belang om te weten wat de korte en lange termijn strategie is van een bepaald object en het is belangrijk om goed inzicht te hebben in het vastgoed, de kosten en risico’s. De NEN 8026 methode kan hierbij uitkomst bieden. Het biedt namelijk een methodiek die helpt bij het bepalen van de instandhoudingseisen van bestaande fysieke assets in de gebouwde omgeving, het richt organisaties en processen in om beter te kunnen sturen op kosten en risico’s en visies en beleid kunnen beter vertaald worden naar de praktijk.
De NEN 8026
Is een methodiek voor het ‘waarde gestuurd in stand houden van de asset in de gebouwde omgeving’. De methode kenmerkt zich door continue monitoring en bijsturing (PDCA), staat in dienst van de gehele levenscyclus van de assets, richt zich op de gehele portefeuille en is een procesmodel voor professionele vastgoedorganisaties. De NEN 8026 sluit aan op het speelveld van de ISO 55000[1] norm.
Dit figuur uit NEN 8026:2023 nl is overgenomen met toestemming van NEN te Delft – www.nen.nl
De methodiek richt zich dus voornamelijk op bestaande gebouwen en helpt bij het bepalen van de instandhoudingseisen van deze assets. De eisen kunnen uiteraard variëren per asset, per locatie en in de loop der tijd wijzigen. Het is een vastgoedsturingsmethode waarbij het ‘grof naar fijn’ principe wordt gehanteerd en zorgt voor de verbinding tussen strategie en uitvoering. De kernwaarden en organisatiedoelen worden uiteindelijk vertaald naar een strategie per asset, zoals desinvesteren, consolideren of investeren. Wat op zijn beurt weer handvatten biedt aan de afdeling beheer en onderhoud bij het uitvoeren van hun taken.
De NEN 8026 een hulpmiddel in vastgoedbeheer
Gemeenten hebben te maken met verschillende risico’s zoals veiligheid (constructief, brand, asbest, etc.), gezondheid (omgeving, arbo, legionella etc.) of wet- en regelgeving/compliances (bouwbesluit, accountantscontrole, rekenkameronderzoek, wet markt en overheidetc). De kosten lopen ook uiteen, zoals reparaties, preventief onderhoud, verbouwen /renoveren, verduurzamen of bijvoorbeeld operationeel (facilitair, verzekeringen etc.). Daar tegenover staan uiteraard ook financiële opbrengsten, maatschappelijk rendementen of bijdragen aan een beter milieu. Kortom, het beheren van vastgoed kent veel disciplines en de taken en verplichtingen zijn divers en omvangrijk als eigenaar van vastgoed.
De NEN 8026 is een hulpmiddel in vastgoedbeheer. Het biedt structuur, uniformiteit en het richt de processen van uw vastgoedorganisatie in waardoor u beter kunt sturen op zaken als risico’s, kosten en opbrengsten . De methodiek maakt het makkelijker om strategie en beleid te vertalen naar beheer en onderhoud. De afstand tussen afdelingen worden verkleind, kennis en ervaring wordt gedeeld en u heeft controle over de levenscyclus van uw assets. Kortom, het beheren op basis van het ‘piepsysteem’ maakt plaats voor proactief vastgoedbeheer.
De werkwijze is niet nieuw voor Metafoor Vastgoed
Metafoor helpt overheden en met name gemeenten al jarenlang om hun vastgoedbeheer en organisaties beter op orde te krijgen. Uit ervaring weten wij hoe belangrijk adequaat vastgoedbeheer is en deze methode maakt het belang en het inrichten van een professionele vastgoedorganisatie nog concreter. Metafoor Vastgoed beschikt over diverse tools en diensten zoals het vastgoedbeheersysteem (VBS) of de vastgoedladder om gemeenten hierbij te ondersteunen. Maar ook hebben we projectteams beschikbaar die het gehele traject van advies tot en met implementatie van de NEN-methodiek kan uitvoeren samen met gemeenten en andere overheden.
Dit is een eerste artikel en in een volgend artikel zullen wij dieper op de materie ingaan. Wilt u meer weten over wat de methodiek inhoud of welke toegevoegde waarde het kan zijn voor uw vastgoedorganisatie.
