Goed onderhouden gemeentelijk vastgoed begint bij (strategisch) vastgoedbeleid. Daarnaast is goede samenwerking tussen assetmanagement en technisch vastgoedbeheer cruciaal. Voldoende en capabel personeel is hiervoor van belang. Kijkend naar de toekomst lijkt het capaciteitsprobleem bij gemeenten groter te worden, vanwege vergrijzing en een tekort aan technisch personeel. Hierdoor wordt onderhoud vaker uitbesteed aan externe partijen. Dit vraagt om een regierol, aanbestedingskennis en goed contractmanagement van de gemeente om het onderhoud tijdig en binnen het budget uit te laten voeren.

Risico’s bij onvoldoende gebouwonderhoud

Wanneer het asset- en onderhoudsmanagement strategisch en organisatorisch niet op orde is, kunnen zich ongewenste situaties voordoen. De veiligheid en gezondheid van gebouwen kunnen in het geding komen, waarbij de gemeente nalatig is, wat zelfs tot aansprakelijkheid kan leiden.

Te denken valt aan installatie-uitval waarbij ernstige gevolgschade met bijbehorende kosten ontstaan. Het onvoldoende op de hoogte zijn van preventie-eisen zoals het tijdig keuren en onderhouden van installaties kan ook resulteren in verzekeringsrisico’s. Het risico op uitval van installaties neemt toe met de levensduur en is daarnaast afhankelijk van de staat van onderhoud. Preventie en monitoring door bijvoorbeeld tijdig onderhoud en keuren kan dit risico op uitval verkleinen. Hiermee wordt voorkomen dat er bij een brand een geschil ontstaat over uitkering van verzekeringsgelden.

Tenslotte kan onvoldoende gebouwonderhoud ervoor zorgen dat gebruikers ontevreden zijn, wat kan leiden tot mutaties of leegstand. Het jaarlijks evalueren van het onderhoudsplan (zoals een mjop) en bijstellingen hiervan zijn van belang. Vastgoedportefeuilles, de visie hierop en de daaropvolgende beleidskeuzes veranderen namelijk in de loop der tijd.

Beleid vertalen naar onderhoudsstrategieën

Volgens de NEN 8026 begint het goed onderhouden van gemeentelijk vastgoed bij actueel en duidelijk vastgoedbeleid. Gemeenten moeten duidelijke keuzes maken over de onderhoudsstrategieën van hun vastgoed. Hierin wordt bepaald hoe de assets waardegestuurd in stand gehouden worden.

De keuzes die gemaakt worden in het toekennen van waarde, zijn bepalend voor het type onderhoud en de investeringen die nodig zijn. Om te komen tot waardegestuurd vastgoedbeleid, wordt vanaf bestuurlijk niveau de organisatiestrategie vormgegeven. Hierna wordt een assetportfoliobesluit genomen op basis van afwegingen op het gebied van aanpassing, vervanging, uitbreiding, etc. Op strategisch niveau wordt deze strategie geformuleerd met behulp van het bijeenbrengen van waardeaspecten tot assetmanagementdoelstellingen.

Waardeaspecten worden door elke organisatie zelf bepaald, de NEN 8026 benoemt twee hoofdthema’s die bij assets veel voorkomen, voorbeelden van de waardeaspecten zelf staan achter de hoofdthema’s genoemd:

• Functionaliteit (veiligheid, bruikbaarheid, beschikbaarheid, etc.)
• Leefomgeving en maatschappij (esthetica, bereikbaarheid, energieverbruik, etc.)

Aan deze waardeaspecten wordt een score toegekend die de huidige situatie meetbaar maakt. Hogere of lagere gewenste scores worden toegekend afhankelijk van wat de (toekomst)plannen voor de asset zijn. Deze worden in 3 beleidsniveaus ingedeeld:

• Beleidsniveau Minimaal: Bij vastgoed dat bijvoorbeeld binnen 5 jaar wordt afgestoten, of gebouwen zoals werkplaatsen, stallingen, of vastgoed voor tijdelijk gebruik wordt de onderhoudsstrategie afwaarderen toegepast. Dit betekent dat een ‘minimaal’ instandhoudingniveau van toepassing is.
• Beleidsniveau Basis: Bij vastgoed waarvan wordt verwacht dat het bijvoorbeeld langer dan 5 jaar maar korter dan 20 jaar in gebruik blijft. Of bij gebouwen voor regulier gebruik, zoals kantoren, scholen etc. wordt de onderhoudsstrategie consolideren toegepast. Dit betekent dat een ‘functioneel en sober’ instandhoudingniveau van toepassing is.
• Beleidsniveau Plus: Bij vastgoed waarvan wordt verwacht dat het bijvoorbeeld langer dan 20 jaar in gebruik blijft. Of gebouwen met een complexer gebruik of serviceniveau zoals ziekenhuizen of zwembaden of een monumentale trouwzaal. Dit betekent dat een ‘opwaarderen’ instandhoudingniveau van toepassing is.

De score van de huidige situatie wordt vergeleken met de score van de gewenste situatie. Op tactisch niveau worden aan de hand van de opgestelde waardeaspecten, waardekompassen opgesteld. Hierin wordt duidelijk wat het verschil in score is tussen de huidige staat van een asset en de gewenste staat van een asset.

Met deze kennis kunnen de instandhoudingseisen opgesteld worden. Waarna een risicoanalyse uitgevoerd wordt en de instandhoudingsconcepten worden op- en bijgesteld. Om te komen tot de uitvoeringseisen, het instandhoudingsplan en de bijbehorende begroting.

Dit instandhoudingsplan is concreet zodat hiermee de instandhoudingsmaatregelen en -werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden op operationeel niveau. Ongeacht de onderhoudsstrategie, moet de veiligheid en gezondheid van de gebouwen te allen tijde op orde zijn. Vastgoed dat in bezit blijft, dient minimaal te voldoen aan de overheidseisen die zijn vastgesteld in de klimaatwet en daarmee ook aan de gestelde energiebesparingseisen. Overheden zijn verplicht om in 2030 te voldoen aan 55% CO2-reductie t.o.v. het gebruik in 1990. In 2050 betreft dit 100% CO2-reductie.

Meerjarenonderhoudsplan maakt onderhoud financieel inzichtelijk

Gemeenten zijn verplicht om te voldoen aan wetgeving met betrekking tot verduurzaming. De kosten voor de wettelijk verplichte verduurzamingsmaatregelen kunnen worden doorberekend aan gebruikers via de kostprijsdekkende huur, omdat zij profiteren van een lager energiegebruik. Door goed beleid en een goede financiële strategie te waarborgen, zorgt het vinden van budget dus niet voor beperkingen voor gemeenten om verduurzamingsmaatregelen te nemen.

Een meerjarenonderhoudsplan helpt om jaarlijks geld apart te zetten voor toekomstige vervangingen en onderhoud. Een goede financiële planning, bijvoorbeeld middels kapitalisatie van onderhoudskosten over de jaren dat een gebouw in gebruik is en een voldoende jaarlijkse storting in de onderhoudsreserve, is van belang om onverwachte kosten te vermijden. En om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende middelen beschikbaar zijn voor onderhoud, wettelijke verplichtingen en vervangingen. Financiële discipline is cruciaal: structureel reserveren voor onderhoudskosten voorkomt onverwachte financiële tegenvallers op de lange termijn.

Samenwerking tussen assetmanagement en technisch beheer

Met gedegen beleid en een juiste onderhoudsstrategie per type vastgoed, ben je er als gemeente nog niet. Assetmanagers en technisch vastgoedbeheerders moeten intensief samenwerken. De assetmanager bepaalt het beleid en de strategische keuzes, terwijl de technisch beheerder de assetmanager ondersteunt in de mogelijkheden en de gemaakte keuzes uiteindelijk vertaalt naar operationele plannen en onderhoudsmaatregelen. Goede communicatie is essentieel: wanneer een besluit wordt genomen over het behouden of afstoten van bepaalde assets, dient de technisch vastgoedbeheerder hier direct van op de hoogte te worden gesteld. Op deze manier kan de technisch vastgoedbeheerder de wijzigingen die de nieuwe onderhoudsstrategie voor deze assets met zich meebrengt, direct verwerken in het meerjarenonderhoudsplan.

NEN 8026: de norm voor waardegestuurd vastgoedbeheer

NEN 8026 richt zich op de strategische en tactische aspecten van technisch vastgoedbeheer en helpt gemeenten en andere overheden om het vastgoedbeheer van bestuurlijk tot uitvoerend niveau goed te organiseren. De NEN 8026 norm biedt handvatten voor het proactief beheren van vastgoed, het leggen van verbindingen tussen afdelingen, college en raad en het continue verbeteren van processen. De NEN 8026 kenmerkt zich door continue monitoring en bijsturing (PDCA: Plan-Do-Check-Act), staat in dienst van de gehele levenscyclus van de assets, richt zich op de gehele portefeuille en is een procesmodel voor professionele vastgoedorganisaties. De NEN 8026 sluit aan op het speelveld van de ISO 55000 norm.

Dit figuur uit NEN 8026:2023 nl is overgenomen met toestemming van NEN te Delft – www.nen.nl

Met gedegen beleid, goede communicatie en NEN 8026 naar goed onderhouden gemeentelijk vastgoed
Goed onderhouden gemeentelijk vastgoed vraagt dus om een integrale aanpak waarin beleid, samenwerking en continue afstemming centraal staan. Door duidelijke keuzes te maken en de samenwerking tussen assetmanagement en technisch beheer te versterken, kunnen gemeenten hun vastgoed duurzaam, veilig en kostenefficiënt beheren. NEN 8026 is een hulpmiddel dat structuur en uniformiteit biedt in de processen van de vastgoedorganisatie.

Metafoor Vastgoed helpt overheden, met name gemeenten, om hun vastgoedbeheer en organisaties beter op orde te krijgen. Uit ervaring weten wij hoe belangrijk adequaat vastgoedbeheer is. Wij beschikken over diverse tools en diensten zoals het vastgoedbeheersysteem (VBS) of de vastgoedladder om gemeenten hierbij te ondersteunen. Maar ook hebben we projectteams beschikbaar die het gehele traject van advies tot en met implementatie van de NEN-methodiek kunnen uitvoeren samen met gemeenten en andere overheden.