Het belang van een strategisch vastgoedbeleid
Veel gemeenten hanteren een (strategisch) vastgoedbeleid met als doel om de vastgoedportefeuille zo efficiënt en effectief mogelijk te beheren. Aan de hand van het accommodatiebeleid helpt het vastgoedbeleid gemeenten om hun vastgoedbezit af te stemmen op de huidige en toekomstige vraag. Om in te kunnen spelen op de toekomstige vraag kan het noodzakelijk zijn om gronden of gebouwen te verwerven. Door vastgoed aan te kopen, wordt ingespeeld op een veranderende vraag, of een extra ruimtevraag die nu actueel is of in de toekomst een rol gaat spelen. Zo zorgen bijvoorbeeld demografische veranderingen of economische ontwikkelingen ervoor dat er een vraag gaat ontstaan naar andersoortig vastgoed en naar meer ruimte. Door het aankopen van zogenaamd ‘Strategisch Vastgoed” wordt hier vooraf goed over nagedacht om adequaat in te kunnen spelen op veranderingen en wordt actief ingespeeld op beleidsdoelstellingen.
Visie en aanpak van strategische aankopen
Onlangs hebben vastgoedadviseurs van Metafoor Vastgoed in opdracht van een gemeente het beleidsdocument ‘Visie op aankoop van Strategisch Vastgoed’ opgesteld. Een praktisch document dat de visie van de gemeente beschrijft dat zij heeft op de aankoop van Strategisch Vastgoed. Het document licht de te volgen processtappen bij deze aankopen toe en bevat een beslisboom die in overeenstemming met deze stappen is opgesteld. De beslisboom en de processtappen zijn voor de gemeente leidend tijdens het aankoopproces en biedt haar handvatten bij het nemen van een besluit over de aankoop van specifiek vastgoed.
De aanleiding voor het opstellen van deze visie kwam onder andere voort uit het gebrek aan beschikbaar gesteld budget voor strategische vastgoedverwervingen, het ontbreken van slagvaardigheid in het aankoopproces en het feit dat er geen proceseigenaar is aangewezen. Uit recente casussen bij de gemeente bleek dat een integraal proces noodzakelijk is om toekomstige verwervingen beter te laten verlopen.
Het belang van een integraal proces
Het doorlopen van een integraal proces dat is gebaseerd op de visie zorgt ervoor dat alle relevante aspecten en belanghebbenden vanaf het begin worden meegenomen in de planning en uitvoering. Dit betekent dat ruimtelijke, economische, sociale en milieu -factoren in samenhang worden bekeken, wat leidt tot een meer effectieve aanpak. Daarbij zorgt goede governance voor transparantie, verantwoording en een efficiënte aanpak in het te doorlopen proces. Dit betekent ook dat er een duidelijke rolverdeling moet zijn en dat verantwoording en toezicht nodig zijn om de verantwoordelijkheden en de aanpak te controleren. Het proces wordt hierdoor beter beheersbaar en knelpunten kunnen tijdig worden aangepakt.
Als laatste moet besluitvorming over het al dan niet aankopen van vastgoed gebaseerd zijn op gedegen analyses en de betrokkenheid van alle stakeholders. Dit zorgt voor breed gedragen beslissingen die bijdragen aan de lange termijn doelstellingen.
Kennis delen met de sector
Een verdiepend vraagstuk waar we met veel plezier aan hebben gewerkt en waarvoor we hebben samengewerkt met de gemeente om tot een beleidsstuk te komen. We hebben gemerkt dat er weinig openbare informatie en inzichten beschikbaar zijn over het aankopen van Strategisch Vastgoed door een gemeente. Dit was voor ons de aanleiding om onze ervaring en kennis in een artikel op te schrijven en ook buiten de eigen organisatie te delen. Dit informatieve artikel biedt allereerst inzicht in wat onder Strategisch Vastgoed wordt verstaan, hoe een aankoopbeslissing wordt onderbouwd en tot slot welke taken en verantwoordelijkheden er in het aankoopproces een rol spelen.
De betekenis van Strategisch Vastgoed
Grondposities en gebouwen die door gemeenten worden verworven en beheerd om specifieke beleidsdoelen te realiseren vallen onder Strategisch Vastgoed. Er zijn echter ook uitsluitingen mogelijk waarbij niet voor specifieke beleidsdoeleinden wordt aangekocht. Bijvoorbeeld particuliere woningen die niet voor publieke doeleinden worden aangekocht, of commerciële panden zonder strategische waarde voor gemeentelijke beleidsdoelen. Naast uitsluitingen kan er een grijs gebied ontstaan bij panden die zowel een commerciële als een publieke functie kunnen vervullen, zoals multifunctionele gebouwen die deels door de gemeente en deels door private partijen worden gebruikt.
Strategisch Vastgoed wordt niet alleen gezien als een financiële investering, maar vooral als een instrument om invloed uit te oefenen op ruimtelijke ordening, economische ontwikkeling en maatschappelijke dienstverlening. Aan de vraagkant heeft de betreffende gemeente maatschappelijke ruimtevragers als eenheden of activiteiten gedefinieerd die ruimte nodig hebben in de fysieke omgeving om maatschappelijke doelen te bereiken. Dit kunnen gronden of bestaande gebouwen zijn, bijvoorbeeld voor: scholen, ziekenhuizen, woningbouw, sportfaciliteiten, ruimte voor het huisvesten van vluchtelingen, maar ook ruimte voor bibliotheken, buurthuizen, zwembaden en andere openbare voorzieningen. Anders dan voor maatschappelijke doeleinden kan bij commerciële ruimtevragers worden gedacht aan hotels, tankstations, parkeergarages, of bijvoorbeeld een bedrijfsverzamelgebouw.
Enkele kenmerken en doelstellingen van Strategisch Vastgoed zijn:
- Ruimtelijke ordening – Strategisch Vastgoed wordt gebruikt om controle te hebben over de ruimtelijke inrichting. Dit helpt om bestemmingsplannen te realiseren, stedelijke vernieuwing te stimuleren en ongewenste ontwikkelingen te voorkomen.
- Maatschappelijke functies – Het behouden en ontwikkelen van vastgoed voor maatschappelijke functies, zoals scholen, gezondheidscentra, culturele instellingen en ontmoetingsplekken is belangrijk voor de sociale cohesie en het welzijn van de gemeenschap.
- Woningbouw en leefbaarheid – Strategisch Vastgoed wordt ingezet om voldoende en betaalbare woningen te realiseren wat bijdraagt aan een diverse en evenwichtige woonomgeving. Hiermee wordt de leefbaarheid van de gemeente vergroot en worden verschillende bevolkingsgroepen aangetrokken en behouden.
- Duurzaamheid – Strategisch Vastgoed kan worden gebruikt als stimulans voor duurzame ontwikkelingen, zoals energiezuinige gebouwen, groene ruimtes en infrastructuur voor duurzame mobiliteit. Ook is de energietransitie van invloed en dragen verbeteringen van de bereikbaarheid, bijvoorbeeld door investeringen in openbaar vervoer, hieraan bij.[1]
Binnen de casus van de betreffende gemeente zijn er drie mogelijke scenario’s aangedragen hoe grond of gebouwen verworven kunnen worden. Deze worden hieronder als voorbeeld genoemd:
- Locaties waar de gemeente zelf actief naar op zoek gaat;
- Locaties die de gemeente aangeboden krijgt;
- Locaties die de gemeente nu huurt en waarvan het vanuit verschillende overwegingen handiger is om ze aan te kopen.
De aankopen hebben vaak betrekking op een specifieke ruimtevraag, maar er kunnen ook aankopen zijn die een kans bieden voor de toekomst. Dan verwerft de gemeente Strategisch Vastgoed om ruimte te creëren voor mogelijke toekomstige ontwikkelingen.
Het onderbouwen van de aankoopbeslissing
Er zijn vervolgens verschillende toetsingscriteria om te beoordelen of met het aankopen van vastgoed of grond voldaan wordt aan een bepaalde vraag. Deze toetsingscriteria zijn:
- Wet Voorkeursrecht Gemeenten;
- Beleidstoets (Strategisch Vastgoedplan);
- Past in de ambitie (Omgevingsvisie);
- Kans die zich voordoet, strategische positie.
Vanwege de soms noodzakelijke snelheid van handelen en het belang om private partijen voor te zijn wanneer zich kansen voordoen, is het gebruikelijk dat de gemeenteraad de kaders vaststelt en een bijbehorend budget beschikbaar stelt voor strategische aankopen. Dit stelt het college van B&W in staat om daadkrachtig te handelen.
Juridische bevoegdheden van het college
Het college van B&W is op grond van de Gemeentewet bevoegd om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Voor deze bevoegdheid is meestal geen apart mandaat van de raad nodig. Dit betekent dat het college zelfstandig privaatrechtelijke overeenkomsten kan aangaan, zoals het kopen of verkopen van onroerend goed.
Artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet kan echter relevant zijn. Dit artikel stelt dat het college de raad moet informeren over belangrijke voorgenomen privaatrechtelijke rechtshandelingen, tenzij de raad hier andere afspraken over heeft gemaakt met het college. In dit kader kan de raad, indien gewenst, nadere afspraken maken met het college over het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bij strategische vastgoedtransacties. Een voorbeeld van afspraken die de raad kan maken met het college over het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is het vaststellen van een drempelbedrag. De raad kan dan bepalen dat het college de raad moet informeren of goedkeuring moet vragen voor transacties boven een bepaald bedrag, bijvoorbeeld voor vastgoedtransacties boven de € 1 miljoen.
Budgetrecht en financiële bevoegdheden
In het kader van het budgetrecht kan de raad het college de bevoegdheid (mandaat) geven om financiële uitgaven tot een bepaalde grens, bijvoorbeeld tot €2 miljoen, te doen. De raad kan hierbij voorwaarden stellen, zoals het beperken van de bevoegdheid tot specifieke projecten of situaties. Bijvoorbeeld: het college mag deze uitgaven alleen doen voor projecten die bijdragen aan de verduurzaming van gemeentelijke gebouwen, zoals het installeren van zonnepanelen of het verbeteren van de energie-efficiëntie. Daarnaast moet het college de raad vooraf informeren en goedkeuring vragen voor uitgaven die het bedrag van €2 miljoen overschrijden en een gedetailleerd verslag indienen van de verwachte kosten en baten van het project.
Met deze splitsing wordt duidelijk dat het college autonoom bevoegd is om privaatrechtelijke handelingen te verrichten, maar dat voor financiële uitgaven het budgetrecht van de raad leidend is. De rol van artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet biedt daarnaast een kader voor onderlinge afspraken tussen het college en de raad. Dit kader zorgt ervoor dat er een balans is tussen de autonomie van het college en de controlerende rol van de raad, waarbij transparantie en samenwerking centraal staan.
De gemeenteraad wordt te allen tijde via grondbeleid in de begroting en jaarrekening geïnformeerd over het te verkopen niet-strategische vastgoed en over het aan te kopen strategische vastgoed. Als zich een kans voordoet wordt de gemeenteraad, indien er urgentie is, tijdens een vergadering geïnformeerd over de strategische aankoop. Een dergelijke vergadering kan op verzoek van het college of de voorzitter van de gemeenteraad het hele jaar door worden ingelast. Hierbij is het uitgangspunt dat het college de gemeenteraad op een open en transparante wijze onder vertrouwelijkheid informeert.
Welke taken en verantwoordelijkheden spelen een rol in het aankoopproces?
Een integrale aanpak, waarbij input wordt geleverd vanuit verschillende beleidsterreinen, is noodzakelijk om tot een goed gemotiveerde aankoopbeslissing te komen. Beleidsafdelingen werken samen om de behoeften en prioriteiten te bepalen. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de aankoop van Strategisch Vastgoed niet alleen bijdraagt aan het behoud van belangrijke maatschappelijke functies, maar ook aan de bredere doelstellingen van de stad. Het is belangrijk om te voorkomen dat er aparte (niet integrale) projecten worden opgestart, zodat alle inspanningen en middelen optimaal worden benut.
Om deze ambitie te realiseren, zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden essentieel, met als doel om het aankoopproces effectief en efficiënt te doorlopen.
Wanneer binnen de vastgoedafdeling een functie bestaat die zich bezighoudt met de aan- en verkoop van vastgoed, dan ligt het voor de hand dat deze functie ook wordt bekleed met de rol van procesregisseur en coördinator die het gehele aankoopproces begeleidt. Dit terwijl een Gebiedsmanager verantwoordelijk is voor de projectuitvoering binnen het specifieke gebied waar de propositie is gelegen.
De Coördinator Aan- en Verkoop beheert het aankoopproces van Strategisch Vastgoed, voert marktonderzoek uit en zorgt voor naleving van voorschriften, zoals bijvoorbeeld een juridische check, of een risicoanalyse. Hij werkt samen met gemeentelijke afdelingen en belanghebbenden, beheert budgetten en integreert duurzaamheidsdoelstellingen in de aankoopstrategie.
De Gebiedsmanager zet projecten op en beheert deze binnen hun gebied volgens gemeentelijke prioriteiten. Hij brengt de lokale behoeften in kaart, betrekt belanghebbenden, beheert budgetten en rapporteert voortgang. Daarnaast coördineert hij met de afdeling Vastgoed en zorgt voor samenwerking tussen gemeentelijke afdelingen en externe partners.
Een integrale en goed gecoördineerde aanpak is essentieel voor het succesvol aankopen van Strategisch Vastgoed. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, kunnen belangrijke maatschappelijke functies behouden blijven en bijdragen aan de bredere doelstellingen van de stad. Met een heldere visie en effectieve samenwerking tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden, kunnen duurzame en waardevolle vastgoedacquisities worden gerealiseerd.
Strategisch vastgoed als sleutel tot succes
Het Strategisch Vastgoedbeleid van gemeenten speelt een belangrijke rol in het effectief beheren van vastgoed en het inspelen op maatschappelijke behoeften. Door Strategisch Vastgoed aan te kopen kunnen gemeenten niet alleen hun beleidsdoelstellingen realiseren, maar ook bijdragen aan duurzame ontwikkeling en sociale samenhang binnen de gemeente.
Om de effectiviteit van dit beleid te vergroten, is het belangrijk om de samenwerking tussen verschillende gemeentelijke afdelingen te versterken. Een integrale aanpak zorgt ervoor dat behoeften en prioriteiten beter in kaart worden gebracht en gecoördineerd. Daarnaast is een duidelijke rolverdeling binnen het aankoopproces cruciaal. Dit helpt om verantwoordelijkheden te verduidelijken en de efficiëntie te waarborgen.
Wilt u meer weten over het onderwerp van dit artikel of over wat wij kunnen betekenen voor uw organisatie? Neem dan contact op met Metafoor Vastgoed of met Jarno Thole, Bas Hazebroek en Frans Krabbendam. Metafoor Vastgoed kan uw gemeente ondersteunen bij het realiseren van een effectief Strategisch Vastgoedbeleid. Met onze expertise helpen wij bij het benutten van kansen en het optimaliseren van vastgoedportefeuilles. Wij bieden advies op maat en begeleiden uw gemeente bij het opstellen van Strategisch Vastgoedbeleid, van strategieontwikkeling tot implementatie.
