Gedetacheerde collega’s vertellen vaak dat het vastgoedbeheer in een gemeente decentraal is belegd. Dat betekent concreet dat er ordners (of Excel-werkbladen) met contractgegevens staan bij verschillende afdelingen, zoals Sport, Cultuur, Onderwijs en Facilitaire Zaken. Ook hanteert elke beleidsafdeling eigen conceptovereenkomsten en voorwaarden bij het afsluiten van onder meer huurcontracten, pachtovereenkomsten en opstalrechten.
Dat is niet handig, want de beleidsafdelingen zijn van huis uit (meestal) niet deskundig op privaatrechtelijk gebied. Bovendien doet ‘elk wat recht is in zijn ogen’, waardoor eenduidigheid ontbreekt en transparantie ver te zoeken is.
Systeem voor vastgoedbeheer
Een vastgoedbeheersysteem (VBS) waarin de contracten centraal worden geregistreerd en beheerd biedt daarom veel voordelen. Contractgegevens worden in een database vastgelegd en bijgehouden, waardoor duidelijkheid ontstaat over de staat van de vastgoedportefeuille. Relevante digitale documenten worden toegevoegd of zijn oproepbaar via een hyperlink. Het zoeken naar en in ordners is daarmee verleden tijd.
In heel de gemeentelijke organisatie kunnen de vastgoedportefeuille en de contractgegevens worden geraadpleegd, ook middels een verbinding met de door iedereen gebruikte GIS-viewer.
Een VBS gebruikt koppelingen met BAG, BRK, BRP en KvK om gegevens te onttrekken aan en te verifiëren bij (landelijke) basisregistraties, daarmee aansluitend bij de principes van de ‘Common Ground’.
Uiteraard moet een VBS voldoen aan hedendaagse veiligheidseisen, zoals het gebruiken van multi-factor-authenticatie of single sign-on bij het inloggen en het kunnen toekennen van verschillende gebruikersrechten.
Een VBS waarschuwt verantwoordelijken automatisch wanneer belangrijke momenten en termijnen verstrijken. De actielijst herinnert aan het factureren en indexeren van huren, pachtprijzen en andere vergoedingen. Aangemaakte factuurgegevens worden ter afhandeling doorgezonden naar Financiën, waarmee aansluiting tussen de vastgoed- en financiële administratie is gerealiseerd. Dat maakt de accountant blij.
Natuurlijk blijven de beleidsmedewerkers het meest inhoudelijk betrokken bij de gebruikers van het gemeentelijk vastgoed. Maar het beheren en vaak ook het opmaken van overeenkomsten hoort bij team Vastgoed, dat voor dit specialistische werk is of moet worden toegerust.
Informatiebeveiliging bij vastgoedbeheer
De gemeente is verplicht om behoedzaam om te gaan met de geregistreerde contractgegevens, zeker waar het gaat om persoonsgegevens, die speciaal worden beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Informatiebeveiliging gaat om de beschikbaarheid (“Waar is dat contract?”), de integriteit (“Is dit de laatste versie van het Excel-werkblad?”) en de vertrouwelijkheid (“Ligt die ordner nu weer zomaar op een bureau?”) van gegevens.
Een vastgoedbeheersysteem helpt om de vastgoedportefeuille efficiënt en veilig te beheren.
Hulp nodig bij het veilig en efficiënt beheren van het gemeentelijk vastgoed?
Wij ondersteunen u hier graag bij. Neem contact met ons op door te mailen naar info@metafoorvastgoed.nl of te bellen naar 088 – 00 66 100.
