Sinds enkele jaren zijn veel gemeenten actief bezig met hun eigen vastgoedbeheer. Een noodzakelijke stap, gelet op de historische ontwikkelingen waarbij het vastgoedbeheer bij veel gemeenten decentraal georganiseerd is geraakt en meestal ver staat van de manier waarop commercieel vastgoed beheerd wordt. Het ontbreekt bij maatschappelijk vastgoedbeheer namelijk vaak aan overzicht en transparantie, waardoor – in tegenstelling tot het commercieel vastgoedbeheer (ook wel Commercial Real Estate Management of CREM genaamd) – de effectiviteit en efficiëntie lastig zijn te verantwoorden. Een reden voor verandering dus, een reden voor professionalisering.
In het dagelijks werk als vastgoedadviseur heb ik meerdere gemeenten geholpen met hun wens om hun vastgoedbeheer te professionaliseren. Middels een serie korte artikelen wil ik u als lezer graag meenemen in deze trend en mijn eigen vakkennis hierover delen.
Fase 1 vastgoedprofessionalisering: kostenminimalisatie
In mijn beleving als externe consultant is de vastgoedprofessionalisering vandaag de dag nog erg gericht op de interne vastgoedorganisatie. Wat hebben we precies aan vastgoed? Wat kost de exploitatie van onze portefeuille? Hoe zit het met de kosten van ons planmatig onderhoud? Allemaal zeer basale vragen veelal gericht op de benodigde input en financiële middelen. De rode draad richt zich in deze fase vooral op kostenminimalisatie.
De voornaamste activiteiten die plaatsvinden in deze fase richten zich op het inventariseren en registreren van eigen vastgoed, gevolgd door het analyseren en beheren van de huidige portefeuille. Alhoewel er al een optimalisatie plaatsvindt in deze fase is deze vooral gericht op minimaliseren van leegstand en (onderhouds)kosten. Ook is er vaak sprake van verkoop van vastgoed dat geen (maatschappelijk) beleidsdoel dient en van de invoer van een kostprijsdekkende huur, beide met het oogpunt om hiermee de exploitatiekosten van de (minimale kern)portefeuille verder terug te dringen tot minimaal niveau. Men probeert binnen dit perspectief zoveel mogelijk break-even of kostenneutraal te worden met een focus op input. Dit door de Basis op Orde te brengen en overzicht te verkrijgen van de eigen vastgoedportefeuille.
Fase 2: Maximaliseren van (duurzame) toegevoegde waarde en huurderstevredenheid
Zodra de basis op orde is en men een redelijke mate van overzicht heeft verkregen van de eigen vastgoedportefeuille, zal naar mijn verwachting de wens ontstaan om meer over de schutting te ‘gluren bij de buren’. Hoe regelen wij ons vastgoedbeheer ten aanzien van onze buurgemeenten? Wat zijn onze resultaten ten aanzien van de rest? Hoe scoren wij en bovenal: we doen het toch wel beter toch? Hoe verhouden onze KPI’s zich precies ten aanzien van de anderen?
Deze volgende fase zal hierom meer gericht zijn op de externe omgeving met een grotere focus op output, het perspectief zal hierbij omslaan naar opbrengstmaximalisatie. Middels benchmarking en (keten)samenwerking zal worden gezocht naar kansen om maximaal rendement te halen uit de vastgoedportefeuille. Zowel financieel en maatschappelijk rendement zullen een belangrijkere rol krijgen en meer naar de voorgrond treden. Waar voorheen slechts onderhoudskosten en huurprijzen de focus hadden, zal in deze fase meer ruimte ontstaan voor bijvoorbeeld het maximaliseren van toegevoegde waarde en huurderstevredenheid. Ook zal duurzaamheid in deze fase opnieuw een impuls krijgen naar verwachting.
Door de externe focus in deze fase zal ook in- en outsourcing naar verwachting een belangrijkere rol gaan spelen in de verdere professionalisering van maatschappelijk vastgoedbeheer. Middels de extern verkregen informatie en/of samenwerking zal in deze fase bovendien meer inzicht worden verkregen in de eigen vastgoedportefeuille. Hoe kunnen we met het oog op de toekomst samen met ketenpartners verder professionaliseren? Hoe gaan we een duurzamere samenwerking aan met externe partijen?
Hoe kunnen we daarnaast een juiste omgeving creëren die plaats biedt voor verdere innovatie en waar meer ketensamenwerking zal kunnen plaatsvinden? Lees in mijn volgende artikel hoe u een goede basis of een goed startpunt creëert.
