Metafoor Vastgoed adviseert al jarenlang vastgoedeigenaren om het vastgoed beter op orde te brengen.  Voor commerciële vastgoedeigenaren is dat al een uitdaging. Maar voor overheden en in het bijzonder gemeenten helemaal. Het gemeentelijk domein van grond en gebouwd vastgoed is breed en veel omvattend. Niet alleen hebben veel gemeenten een breed samengestelde portefeuille aan gronden en gebouwen (van kerktorens tot strategisch woningbezit, van buurthuizen tot overdekte rijwielstallingen), ook de rollen die de gemeente heeft als eigenaar zijn divers en daarmee ook de werkzaamheden die binnen een vastgoedafdeling worden verricht.[1] Peter Broer en Frans Krabbendam zullen in een 3-luik van artikelen hun visie delen op vastgoedmanagement: een leuke hobby of serious business?

Passie voor vastgoed

Peter Broer is directeur bij Metafoor. Na zijn studies Vastgoed en Makelaardij en Economische geografie (specialisatie vastgoed en planologie) is hij aan zijn vastgoed carrière gestart bij Mac3Park.  “Ik ben ruim 10 jaar werkzaam geweest bij een commercieel vastgoedbedrijf in Flevoland. We zijn gestart met enkele gebouwen en een nieuwe locatie in ontwikkeling”. De vastgoedportefeuille heeft zich heel snel uitgebreid naar uiteindelijk 150.000 m2 logistiek vastgoed en kantoorlocaties verspreid over Flevoland.  Dit terwijl de eigenaar/ ondernemer van het vastgoed tegen veel partijen aangaf dat het vastgoed toch een wat uit de hand gelopen hobby was, werd al snel duidelijk dat de groei van de vastgoedportefeuille ook gepaard gaat met het steeds weer professionaliseren van de organisatie, processen en systemen.  “De sleutelfunctie in het succes van de groei is toch wel de accountmanager geweest, aldus Peter Broer. Deze rol wordt bij overheden nog wel eens onderschat als het gaat om de vastgoedorganisatie”. Deze 10 jaren waren naast hard werken, veel tijd en aandacht voor relatiebeheer, telkens weer bijsturen in zowel de organisatie als in de verdere professionaliseren toch vooral een prachtig avontuur. Wanneer je een passie hebt voor gebouwen en mensen en tegelijkertijd een maatschappelijke bijdrage kan leveren aan werkgelegenheid, bedrijvigheid en het her ontwikkelen van locaties dan is vastgoedmanagement een heel  mooi vak!

Het snijvlak van commercieel en maatschappelijk vastgoed

En laat nou juist deze ervaring uitstekend aansluiten bij Metafoor. “Wij zijn als adviesbureau al jarenlang betrokken bij overheden om het vastgoedbeheer te professionaliseren. En als je dan op het snijvlak van commercieel en maatschappelijk vastgoed je ervaringen kunt delen ontstaan er hele interessante uitwisselingen in verschillende markten, maar met vergelijkbare uitdagingen”. Samen met onze vastgoedadviseur en rentmeester (met veel ervaring in de gemeentemarkt) Frans Krabbendam zullen we de huidige trends en vastgoedvraagstukken delen, zowel vanuit een maatschappelijk als commercieel perspectief.        

Basis op orde

In 2017 heeft Bouwstenen voor Sociaal, het platform voor maatschappelijk vastgoed, in de publicatie Rollen in het vastgoedmanagement een beeld geschetst van de rollen die de gemeente heeft als eigenaar van vastgoed. In die publicatie wordt uitgebreid ingegaan op bijvoorbeeld de beleidsrol, op het portefeuille- en accountmanagement en op het technisch (‘levenscyclus’) beheer. Pro-actieve en kwalitatief goede invulling van deze rollen vereist dat de basis op orde is. Die basis is meerledig en heeft betrekking op:

• Beleidsmatige kaders, zoals door de raad vastgestelde uitgangspunten voor verwerving, beheer en uitgifte van grond en gebouwd vastgoed, inclusief een keuzeboom / uitwerkingen m.b.t. de inzet van huur, erfpacht e.d., en voor het prijsbeleid (met een jaarlijkse actualisatie en vastlegging in een grondprijzentabel).
• Inzicht in de portefeuille, zowel wat betreft objecten als contracten.
• Adequate interne processen, waaronder een heldere verdeling van rollen en taken, werkprocessen, geborgde afspraken ten aanzien van checks and balances, modelcontracten, actuele mandaat- en volmachtregeling.
• Inzet van mens en middelen, waarbij formatie-omvang, kennis en andere competenties en leiderschapsstijl aansluiten bij de te verrichten werkzaamheden.

Bijzondere, publieke rol voor gemeenten

De noodzaak om de basis op orde te hebben vloeit om te beginnen voort uit de bijzondere, publieke rol die de gemeente heeft als eigenaar van grond en gebrouwen. Die positie vraagt immers om een gelegitimeerde, zorgvuldige, transparante en (kosten)efficiënte handelwijze. De basis moet echter ook op orde zijn om invulling te kunnen geven aan nieuwe uitdagingen. Uitdagingen waarvoor denkkracht en ‘handjes’ nodig zijn, ook als nog geworsteld wordt met het op orde brengen en houden van de basis.

Ruimte voor verdere professionalisering

Ook het commercieel vastgoedbedrijf heeft de basis lang niet altijd op orde. Vaak is er wel beter inzicht is in de processen die direct inkomsten opleveren, zoals het contractbeheer, de bezettingsgraad en innen van de huur. Maar als het gaat om de kostprijsberekening, het meerjaren onderhoud of bijvoorbeeld het gebruik maken van een vastgoedbeheersysteem (in plaats van vooral excel) dan is er in het vastgoedmanagement nog wel ruimte voor verdere professionalisering.

In het volgende artikel gaan we  verder in op de verduurzaming van het vastgoed en vastgoeddata als middel om het vastgoedmanagement verder te optimaliseren.

Lees via deze link verder over het op orde brengen van de basis. Wilt u meer weten ? Mail of bel dan met Frans Krabbendam, E: Frans.Krabbendam@Metafoor.nl M: 06 – 1369 9397 of Peter Broer, E: Peter.Broer@Metafoor.nl M: 06 – 1028 6475 of stel uw vragen via onze adviesdesk.

[1] In plaats van ‘gemeente’ kan ook ‘provincie’, ‘waterschap’ of ‘semioverheid’ gelezen worden.