In juni 2017 schafte de gemeente Overbetuwe vastgoedbeheersysteem VBSonline aan. Vanaf dat moment hebben verschillende vastgoedmedewerkers van de gemeente zich bezig gehouden met het registeren van alle objecten, contracten en relaties in het systeem. Dankzij VBSonline is de gemeente in staat om het gemeentelijk vastgoed beter op orde te krijgen. In september 2018 heeft de gemeente de expertise van Metafoor ingeschakeld. Armand Janisse is in die periode gestart bij de gemeente ter ondersteuning bij de optimalisatie van het vastgoedbeheer in VBSonline. Wij interviewden naast Armand, ook Bianca van Rooijen (Medewerker Maatschappelijk Vastgoed) en Simone Valkenier (Ondersteuning Vastgoed) van de gemeente Overbetuwe.

Inventarisatie gemeentelijk vastgoed

Een trainee vanuit de gemeente Overbetuwe is in eerste instantie gestart met het registeren van alle vastgoedgegevens in VBSonline. Daarnaast heeft zij koppelingen gemaakt tussen het vastgoedbeheersysteem en het zaaksysteem. Na het vertrek van de trainee heeft een collega binnen de gemeente de informatie in het systeem uitgebreid en gecontroleerd.

Uiteindelijk namen Bianca van Rooijen en Simone Valkenier het beheer van VBSonline over. Omdat zij een volgende belangrijke stap wilden maken bij de implementatie van het systeem, schakelde de gemeente de expertise van Metafoor in voor de verdere optimalisatie.

Analyseren van het gemeentelijk vastgoed

In september 2018 is Armand Janisse bij de gemeente Overbetuwe gestart. Armand heeft een controleslag gemaakt om na te gaan of de informatie in het systeem compleet was en deze zo nodig aan te vullen. De inzet van Armand was voornamelijk bedoeld om overzichtelijke rapportages te kunnen draaien vanuit VBSonline. Hiervoor is een financiële koppeling gemaakt tussen VBSonline en de bijhorende kostenplaats. Dankzij deze koppeling kan een export gemaakt worden met de financiële informatie van het gemeentelijk vastgoed. Hiermee is alle informatie beschikbaar in VBSonline om bijvoorbeeld exploitatieoverzichten uit te draaien voor zowel een afzonderlijk gebouwobject als voor de gehele portefeuille. Deze rapportagetool geeft de gemeente de mogelijkheid om op elk gewenst moment inzicht te krijgen in de prestaties van het vastgoed.

Binnen de gemeente Overbetuwe zijn Bianca en Simone volledig verantwoordelijk gesteld voor het beheer van VBSonline. Zij zijn ook de enigen die mutaties uit kunnen voeren om ‘vervuiling’ te voorkomen. Bianca richt zich in haar rol meer op de huurcontracten, waarbij zij ook zorgt voor de koppelingen met het archief en de communicatie met financiën. Tijdens het interview geven Bianca en Simone aan dat het fijn is om met twee mensen verantwoordelijk te zijn voor het systeem. Zo is er in het geval van vakantie altijd één verantwoordelijke aanwezig en werken zij altijd middels het 4-ogen principe. Eén keer in de twee weken komen Bianca en Simone samen met de projectgroep, bestaand uit de vastgoedregisseur en vastgoedbeheerders. De informatie die tijdens deze vergaderingen wordt verkregen, verwerken Bianca en Simone in het systeem.

Op weg naar professioneel vastgoedbeheer

De gemeente Overbetuwe is sinds kort gestart met een nieuw project waarbij al het maatschappelijk vastgoed zal worden geïnventariseerd. Leegstand, medegebruik en verhuur zal tijdens dit project in kaart worden gebracht. De gemeente hoopt de vastgoedportefeuille op deze manier nog inzichtelijker te maken. Tijdens dit project zal VBSonline ook een belangrijke rol spelen. In de toekomst wil de gemeente naast alle panden, ook al haar gronden registreren in VBSonline.

Als we kijken naar de Vastgoedladder van Metafoor, kan de gemeente Overbetuwe ingedeeld worden tussen stap 2 (Analyseren gemeentelijk vastgoed) en stap 3 (Optimaliseren gemeentelijk vastgoed). Stap 2 wordt nu afgerond en de gemeente is al met verschillende acties van stap 3 aan de slag. Zelfs in stap 4 (Professioneel vastgoedbeheer) worden al acties opgepakt, zoals het opstellen van een duurzaam meerjarenonderhoudsplan. De gemeente heeft de ambitie om alle stappen uit de Vastgoedladder te volgen: op naar volledig professioneel vastgoedbeheer!

Samenwerking tussen Metafoor en de gemeente Overbetuwe

Voor gemeenten biedt de optie tot inhuur van expertise de uitkomst, vooral bij tijdelijke projecten. Bij de gemeente Overbetuwe was dit ook het geval. Simone: “We hadden op dat moment specialistische kennis nodig”. Voor de vastgoedadviseurs van Metafoor heeft het ook voordelen om te werken op basis van detachering. “Voor mij is het erg leuk dat ik overal een kijkje in de keuken mag nemen: verschillende mensen, verschillende opdrachten. Je kunt zo iedere keer nieuwe opdrachtgevers helpen bij het optimaliseren van het vastgoedbeheer”, aldus Armand.

Heeft uw gemeente ook behoefte aan de tijdelijke inzet van (juridische) vastgoedadviseurs? Kijk op onze pagina over detachering voor meer informatie of neem vrijblijvend contact met ons op.